Configuración centralita

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Manual software hotel – Configuración centralita

El software de gestión hotelera AM/Hotel permite agregar los cargos de llamadas generados por los clientes a través de una centralita telefónica.

Si su hotel dispone de una centralita telefónica y está se puede conectar mediante clave serie a un puerto COM de su ordenador. Puede configurar el modulo de centralita de Am/Hotel para la captura de las llamadas realizadas y su posterior cargo a la habitación correspondiente. Antes de nada hay que configurar el funcionamiento del sistema de centralita. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

 

1. Parámetros de comunicación. Para ello acceda a la opción “Ficheros->Parámetros Empresa”, y después “Globales->Centralita”. Una vez dentro, debe pulsar el botón inferior “Modificar”, y a continuación hacer clic sobre el botón “Configurar”. En la siguiente imagen se muestra el formulario de opciones de configuración de la centralita

 

Configuración Centralita

para configurar las propiedades de comunicación, haga clic sobre la opción número 1 (Configurar Conexión)

 

Propiedades Conexion

y en la ventana que aparece debe configurar:

  • Puerto COM: es el puerto COM que utilizará para conectar su PC a la centralita.
    NotaPor regla general la conexión se realiza con un cable serie.
  • Velocidad: indica la velocidad en bps.
    NotaPor defecto, el valor es 9600.
  • Eco: su valor predeterminado es desactivado.
  • Control de flujo: seleccione el tipo de control de flujo que utiliza la conexión, puede elegir entre Ninguno,XOn/Xoff,RTS o Xon/RTS.
    NotaEl valor predeterminado es ninguno
  • Bits de Datos: el valor predeterminado es 8
  • Paridad: el valor predeterminado es Nula
  • Bits de Parada: el valor predeterminado es 1

NotaSi desconoce estos valores contacte con servicio técnico de su centralita.

Una vez que ha configurado todas las opciones, haga clic en el botón Aceptar para guardar la configuración.

2. Verificar que la comunicación sea correcta. Para este paso es necesario utilizar el lector de centralita. Am/Hotel incluye uno con la instalación, por defecto, este lector esta ubicado en “C:\amsystem\amhotel\ctlector.exe”. Al abrir el lector, este intentará conectarse a la centralita y descargar las llamadas pendientes. En la siguiente imagen se podemos ver el lector en ejecución con una conexión satisfactoria.

Lector Centralita

NotaSi al intentar conectar se produce algún error, el lector mostraría el mensaje “Conexión: Error”. Adicionalmente, se genera un log de error en “c:\amsystem\amhotel\central.err”

Para finalizar la comprobación de comunicación, es necesario verificar que el lector ha podido descargar las llamadas de la centralita. Para ello debe buscar en su equipo el archivo central.dat ubicado de forma predeterminada en c:\amsystem\amhotel, y comprobar que contenga las tramas de las llamadas efectuadas. Si no encuentra este archivo, esto indica que no han descargado llamadas. Para solucionarlo, cierre el lector (pulsando F12), realice una llamada al exterior (para el correcto registro, es necesario que el receptor de la llamada descuelgue) y vuelva a abrir el lector. Si probando esto último sigue sin recibir llamadas y su equipo dispone de varios, pruebe a cambiar el puerto COM de comunicaciones o cualquiera de los parámetros de comunicación.

NotaExiste otros programas lectores de centralita compatibles con AmHotel, tales como CharWin. En este caso el fichero de lecturas predeterminado es “llamadas.txt”

3. Verificar el formato de las llamadas. Al abrir el fichero de llamadas observe que las llamadas vienen en un formato definido en la centralita,hay que comprobar que contenga al menos los siguientes datos:

  • Extensión
  • Fecha
  • Hora
  • Teléfono
  • Duración
  • Importe

Un ejemplo de un fichero de lecturas podría ser

 

Trama Fija

 

NotaPara cada llamada todos estos datos deben aparecen en la misma línea. De lo contrario, deberá contactar con el servicio técnico de su centralita para que reconfiguren el formato de salida de las llamadas.

NotaSi alguno de los campos anterior no lo encuentra en el fichero de lecturas, debe contactar con el servicio técnico de su centralita para que le reconfiguren el formato de las llamadas. Un caso común, es que todas las llamadas tengan importe 0. En este caso debe contratar el servicio de tarificación a su proveedor de telefonía.

4. Configurar el formato de las llamadas: el formato de las tramas no es estandar, es decir, cada modelo utiliza un formato diferente. Por esta razón, es necesario configurar el formato. Am/hotel permite configurarlo de 2 formas:

  • Trama de longitud fija: la trama de longitud fija es una trama como la mostrada en el punto anterior, donde cada campo tiene tiene una posición y longitud fija para todas las llamadas.Si este es el tipo de sus tramas, debe seleccionar la opción “2.- Configurar Formato” del modulo de configuración, y en la ventana que aparece debe configurar la posición y la longitud de todos los campos:

    Fichero de enlace centralita

    Con el fin de ayudar a conocer la posición de todos los campos, le recomendamos que edite el fichero de lectoras y que añada en la cabecera una secuencia numérica tal como 1234567890 repitiendola hasta cubrir toda la trama. En la siguiente imagen se puede ver el resultado

    Indicador de posición

    Con la secuencia numérica puedo ver fácilmente, que la extensión empieza en la posición 3, y que tiene 3 caracteres de longitud. También vemos en la fecha empieza en la posición 13 y tiene 8 caracteres de longitud. Utilice el formulario de la imagen anterior para rellenar la posición y la longitud de todos los campos.

Una vez configurado haga clic sobre la opción “Guardar Datos”

NotaSi utiliza CharWin como gestor de centralita, puede hacer clic sobre el botón “Establecer configurar CHAR” para cargar los valores predeterminados en CHARWIN.

  • Trama por separadores: en este tipo de trama, los campos de la llamadas, van separados por un carácter fijo. Por ejemplo, la trama anterior con el separador “;” quedaría como:

Trama Separadores

 

Para este tipo de tramas hay que marcar la opción “3. Configurar formato con separadores” del modulo de configuración, en el la ventana que aparece

 

Configuracion por separador

Debe seguir los siguientes pasos:;

  • Rellenar el campo “Separador de Campos”, con el separador devuelto por la centralita. En nuestro ejemplo es “;”
  • Hacer clic sobre el botón “Apreciar la trama en bruto”.
    NotaObserve con el visor superior, sustituye el separador por un espacio en blanco.
  • Ahora vamos a configurar la posiciones de cada campo. Como el funcionamiento es con separadores, hay que indicar el número de columna de cada campo.
  • En nuestro ejemplo, la extensión es la columna 2, el telefono la columna 7, etc…
  • Una vez configurados todos los campos, haga clic sobre el botón “Guardar Datos”

Si la configuración es guardada correctamente, se creará el archivo config.dat en el directorio de instalación.
NotaSi tiene varios equipos que trabajan con AmHotel, es necesario que copia este archivo a la carpeta de instalación de todos los ordenadores que tengan instalado AM/hotel.

5. Previsualizar las llamadas antes de cargarlas. Vamos a utilizar la opción “4. Visor de Datos” para hacer una previsualización de las llamadas, con el fin de comprobar si estas se cargarán correctamente. En la siguiente imagen se puede ver dicho modulo

 

visor de datos

El cual muestra el fichero de llamadas, organizando la trama según ha sido configurada en el punto 4. Con este visor podemos comprobar si configuración ha sido correcta.

NotaRecuerde que para que este visor muestre datos, el archivo central.dat debe contener datos descargados de la centralita.

NotaSi el visor de datos, no encuentra el archivo central.dat, le aparecerá un mensaje de aviso indicandoselo, y a continuación un selector de ficheros, para que pueda seleccionar el archivo de llamadas buscando en su PC.

5. Configuración de parametros: Por último, es necesario configurar a través de los parámetros de centralita el formato de la fecha, el separador de la fecha, el separador decimal… marcar la casilla “Activar Gestión de Centralita” e indicar la ruta del fichero de lecturas.

NotaCada vez que se accede al modulo de cargos o al de facturación, Am/hotel carga el fichero de lecturas de la centralita, lo procesa teniendo en cuenta que si hay una estancia activa (no finalizada), se realiza un cargo habitación y en otro caso se crea un movimiento de teléfono que se puede consultar a través del informe de extrato de teléfono. Una vez proceso, el fichero es limpiado para evitar duplicidad en la carga de llamadas