Estancia

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Manual software hotelero – Estancia

El software de gestión hotelera AM/Hotel gestiona la actividad principal mediante las estancias o Check-In para su utilización en todo el PMS AM/Hotel.

El módulo de recepciones o estancias es un modulo fundamental pues le permite realizar la entrada de clientes (check-in), gestionar el parte de viajero, los cargos habitación, cambios de habitación, acceso a la factura de la habitación y otras muchas opciones que se detallaran a continuación. Este modulo es accesible desde la opción “Ficheros->Recepciones->Recepción (Check-IN)” o desde el acceso directo Acceso directo a recepcion.  En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario:

 

Estancias

 

este módulo permite registrar la entrada de una habitación en el hotel, si necesita dar entrada a un grupo, puede utilizar la opción Recepciones de Grupo.

 

Como puede observar en la imagen anterior, el modulo de estancia se divide en las siguientes secciones:

 

Barra de opciones superior:

 

La barra de opciones superior es similar al del resto de mantenimientos pero tiene 4 opciones importantes

 

1) Busqueda de Estancias: La función de busqueda  de registros ha sido mejorada en el modulo de estancias/recepciones para ayudarle en la busqueda de recepciones. Para abrir el formulario de busqueda, haga clic sobre el botónBuscar para visualizar un formulario como el que se muestra a continuación

 

Buscar Recepción

 

Su uso es muy simple, basta con rellenar uno o varios campos de busqueda. Una vez rellenados, pulse sobre “Aceptar”, este formulario se cerrará y el mantenimiento de recepciones mostrará solo aquellas reservas que cumplan los criterios de busqueda. Si hay más de una recepción, puede utilizar los botones de navegación (Primero, Último, Siguiente y Anterior) para moverse por los resultados.

Si la estancia que busca esta finalizada, seleccione la opción “Todas” en el campo “Mostrar” y vuelva a intentarlo.

 

2) Tarifa Pactada: Esta opción Tarifa Pactada permite personalizar el precio a aplicar a la estancia, permitiendo definirlo de forma manual.

 

3) Ofertas: Haga clic sobre este botón Ofertas, para visualizar un listado con las ofertas compatibles  y aplicar una de ellas a la recepción actual. Para ello es necesario definir las ofertas previamente a través del mantenimiento de ofertas.

 

Recuerde que las 2 opciones de tarificación no puede utilizarse a la vez, es decir, o utiliza tarifa pactada u oferta.

 

4) Filtro de Estancias:En la parte derecha de la barra de opciones se muestra el selector “Mostrar” el cual permite filtrar las recepciones a visualizar. Por defecto, solo se muestran las recepciones activas (pendientes de finalizar), pero también puede escoger la opción “Todas” y Am/Hotel mostrará todas las recepciones finalizadas y pendientes de finalizar.

Recuerde que una estancia debe finalizarse cuando el cliente se marcha del hotel, esto permitirá dar una entrada nueva en la misma habitación

Si busca una recepción anterior y no la encuetra, esto se debe a que por defecto solo se muestran las activas.

 

Datos Estancia: esta sección esta ubicada en la solapa “Recepción” y contiene los siguientes campos:

Localizador Resv.: este campo no es necesario rellenarlo, se carga automáticamente con el localizador de la reserva. Si la estancia no tiene una reserva previa, puede rellenarlo con un identificador, aunque recuerde que este campo no es obligatorio.

La longitud máxima para esta referencia es de 50 caracteres alfanuméricos.

 

Matricula: este campo permite registrar la matricula del coche utilizado por el alojado en la habitación. Este campo no es necesario rellenarlo, pero si lo hace podrá obtener un listado de matriculas.

 

Número Estancia: este código se calcula automáticamente e indica el código interno de la recepción.

Recuerde que este código no tiene porque coincidir con el número de reserva. Si la estancia tiene una reserva asociada, su código se muestra en la barra de titulo de este formulario.

 

Recepción - Reserva asociada

 

Periodo de estancia: contiene la fecha de entrada, salida prevista y salida real de la estancia actual. La fecha de salida real, se establece automáticamente al finalizar la recepción. Cada vez que se añade una recepción, la fecha de entrada se rellena automáticamente con la fecha actual y como fecha de salida prevista depende del número de días predeterminado en los parámetros.

 

Hora Entrada: rellene esta campo con la hora de entrada real del cliente.

Por defecto, la hora de entrada se rellena automáticamente con la hora actual.

 

Pax: Esta sección permite desglosar el pax de la reserva entre adultos, niños y bebes. Para el caso de los niños, puede utilizar el botón Selector de Edades para detallar

 

Detalle edades

 

la edad de los niños alojados.

 

Las edades registradas son utilizadas en el informe de resumen de restaurante.

Tiene que tener en cuenta que el pax registrado como niño o bebe estará sujetos al descuento configurado para niños.

 

Cliente: si el cliente no esta dado de alta, es necesario hacerlo utilizando el botón Agregar Ficha, o si ya existe puede utilizar el botón “…” para buscarlo en la lista de clientes.

Este campo es obligatorio rellenarlo.

 

Empresa, Agencia y Tour Operador: estos campos no son necesarios pero puede rellenarlos para indicar la procedencia de la reserva.  Recuerde que estos campos no representan al cliente a facturar.

Rellenar estos campos permite utilizar los filtros de empresa, agencia y touroperador del informe de facturas.

 

Cliente Facturar: este campo consta de un selector para el grupo del cliente (Cliente,Empresa,Agencia…) y un selector de clientes donde debe establecer el cliente a facturar.

Si el cliente a facturar esta incluido en un cupo activo se activará el botón  y AmHotel, intentara aplicar los precios del cupo (siempre que sea posible y que se cumple el orden de preferencia en tarifas). Para decidir manualmente, si aplicar el cupo o no, haga clic sobre el botón anterior y se mostrará el formulario de detalle de cupo.

 

Este no tiene porque coincidir con el cliente alojado.

Si el cliente a facturar es diferente del cliente alojado, se activará la opción Conceptos Contratados mediante la cual podrá decidir que conceptos pagará el cliente a facturar (conceptos contratados). Esto indica que el resto de conceptos son considerados extras, es decir, los debe pagar el cliente alojados.

La consideración de “Concepto Contratado” o “Extra” se puede predeterminar en el mantenimiento de conceptos.

 

Tipo Tarifa: Esta campo especifica la tarifa a utilizar. Dispone de 2 opciones para seleccionar la tarifa:

a) Completo: el primer botón muestra un listado con todas las tarifas.

b) Tarifas compatibles: haga clic sobre  para acceder al listado con las tarifas compatibles.

 

Tipo Habitación: indica el tipo de habitación en la cual se alojará el cliente. El valor lo puede establecer manualmente o utilizando el selector de tipos.

 

Habitación: indique el código de la habitación. Este puede escribirlo manualmente o utilizar alguno de los 2 botones de selección. El primero mostrará todas las habitaciones existentes (esten ocupadas o no), mientras que el segundo muestra solo las habitaciones libres. Con el fin de seleccionar la habitación más óptima sin ver el planning de ocupación, el listado muestra los siguientes campos:

 

– Código: muestra el código de la habitación

– Observaciones: muestra las observaciones de cada habitación

– Libres Entrada: este es uno de los valores que permite optimizar el uso de las habitaciones pues indica el número de noches libres que hay desde la última noche ocupada hasta la entrada de esta recepción.

– Libres Salida: este es el segundo de los valores que permite optimizar el uso de las habitaciones e indica el número de noches libres que hay desde la última noche de la estancia actual hasta la primera noche de una reserva posterior.

Si el valor Libres de entrada es igual a 0 indica que la estancia coincide con una salida de otra estancia.

Si el valor Libres de salida es igual a 0 indica que la salida de la estancia actual coincide con una entrada de una reserva posterior.

 

Régimen: Indique el régimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A), Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensión (MP) o Pensión Completa (PC)

Si escoge la opción MP o PC, puede elegir la comida de entrada. Este dato es importante para una correcta impresión del informe de restaurante.

 

Comida de Entrada: Este campo solo esta disponible si el regimen es MP o PC, y permite registrar la comida escogida por el cliente el día de entrada.

Por ejemplo, si escoge PC con cena, el último día tendrá desayuno y almuerzo. Por el contrario si escoge almuerzo, el último día solo dispondrá de Desayuno.

 

Observaciones: este es un campo de uso libre para almacenar cualquier dato adicional de la estancia.

 

Suplementos Diarios:

 

Esta sección permite incluir hasta 6 suplementos diarios a la reserva.

 

Suplementos Recepción

 

Por defecto, estas 6 casillas estan desactivadas. Si desea activarlas debe seguir los siguientes pasos:

 

1) Dar de alta los suplementos desde el mantenimiento de servicios.

2) Configurar en los parámetros para establecer que servicios son considerados como suplementos diarios.

 

Si desea que los descuentos por tipo de cliente se apliquen a los suplementos diarios modifique el tipo de cliente, marque la opción Aplicar el descuento a los suplementos diarios asociados a estancia y por último recuerde que el descuento solo se aplicará a aquellos suplementos que esten asociados al concepto de estancia.

Estos suplementos cargan 1 unidad para cada uno de los días, si necesita modificar el número de unidades o aplicarlo solo para ciertos días, utilice la solapa “Gestión avanzada de suplementos”

 

Reservas pendientes Check-In: En la sección derecha de este formulario me muestra un listado con las reservas pendientes de recepcionar. Para dar entrada a una reserva haga doble clic sobre la reserva o pulse sobre el botón “Incorporar”, a continuación, observe como el formulario de estancias se rellena con los datos de la reserva, ahora solo falta completar la ficha de recepción y pulsar sobre “Confirmar”. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este listado

 

Reservas Pendientes

 

Las opciones asociadas a este listado son:

– Mostrar por: puede optar por ordenar el listado por fecha, por habitación o por localizador.

La opción predeterminada es Fecha.

 

– Mostrar Localizador: Muestra el localizador de cada reserva.

Esta opción viene marcada por defecto

 

– Mostrar Pasajero: Si marca esta opción, en lugar de mostrar el localizador se muestra el pasajero.

– Mostrar No Presentados: marque esta casilla para ver las reservas no presentadas (NO SHOW).

Para el correcto funcionamiento del no show es necesario configurarlo los parámetros de empresa.

 

– Incluir reservas de grupo: esta opción permite incluir las reservas asociadas a un grupo. Por defecto, no se incluyen ya que las reservas de grupo, pueden recepcionarse a través del formulario de recepciones de grupo.

Recuerde que una reserva de un grupo puede recepcionarse de forma individual desde el modulo de recepciones sin que se pierda la referencia del grupo y sin que afecte al resto de reservas del grupo.

 

– Incorporar reserva: permite incorporar una reserva a una nueva recepción

 

– Modificar reserva: haga clic sobre este botón para modificar la reserva seleccionada.

 

– Localizar reserva: en el ejemplo anterior hay unas 9 reservas, buscar una en concreto es rápido, pero para facilitar el trabajo cuando el número de reservas pendientes aumenta, hemos incluido esta opción. La cual muestra un buscador de reservas por localizador

Buscar reserva por localizador

 

Su uso es muy simple, basta con introducir el localizador y pulsar sobre buscar.

Recuerde que este buscador no busca por subcadenas, es decir, es necesario introducir el localizador completo. Si la busqueda tiene éxito, se seleccionará automáticamente la reserva buscada.

 

Por defecto, el listado muestra las reservas que se pueden recepcionar hoy. Para cambiar este comportamiento puede configurar el número de días anteriores a mostrar y el número de días posteriores.

 

Tarificación por Tramos: Si las condiciones de tarifa no son las mismas para todo el perido de la reserva, puede hacer clic sobre la solapa Tarificación por Tramos.

 

Gestión avanzada de suplementos: Si el suplemento a cargar en la reserva no es diario o necesita modificar el número de unidades, haga clic sobre la solapa “Gestión avanzada de suplementos” y cargue en la rejilla los suplementos necesarios.

 

Opciones de estancia:

 

1)Anticipos: AmHotel permite registrar anticipos en la estancia, para gestionarlos haga clic sobre el botón anticipos y se mostrará un formulario con todos los anticipos asociados a la estancia actual. Observe que el botón de anticipos se incluye un número que representa el número de anticipos creados en la estancia actual.

Si el anticipo se creo en la reserva, al recepcionarla, el anticipo se traspasa automáticamente a la estancia.

 

2) Finalizar: Esta opción finaliza la estancia actual, cierra la habitación y permite la recepción de nuevas reservas en la habitación.

Si la fecha de finalización es anterior a la fecha de salida, le aparecerá un mensaje indicando si quiere finalizarla con la fecha actual o con la fecha de salida prevista.

 

Mensaje finalización

Si finaliza la recepción porque el cliente se marcha antes de lo previsto, haga clic en el botón “Si”, esto anulará los cargos posterior a la fecha de finalización, es decir, si la recepción es del 21/09/2009 al 30/09/2009 pero finaliza con fecha 25/09/2009, los cargos a partir del 25 serán anulados. Si este no es el caso, haga clic en “No”,y la recepción se finalizará con la fecha de salida prevista y no afectará a los cargos.

Finalizar una estancia actualiza la fecha de salida real con la fecha de finalización.

Una incidencia muy común es facturar el día de entrada y finalizar también en día de entrada. Esto provoca que la fecha de salida real se iguale a la fecha de entrada, lo que provoca que la recepción no sea visible en el planning. Para evitar este caso, finalice la recepción SOLO cuando cliente se marche de la habitación. Además, debe tener en cuanta que si finaliza con la fecha de entrada, no podrá hacer adicionales a la habitación.

Si dispone del sistema de cerradura electrónica inhova, y lo tiene configurado para realizar el check-out de forma automática, cada vez que finalice una estancia se realizará el check-in sobre Inhova

Para correcto funcionamiento de la comunicación entre Am/Hotel e Inhova es necesario configurar los parametros de conexión con el PMS de inhova y configurar inhova para activar el PMS por TCP.

 

3) Anular Salida: este botón solo esta activo en las estancias finalizadas. Haga clic sobre él, para anular la finalización.

Este proceso anulará el contenido de la fecha de salida real.

 

4) Bienvenido: utilice esta opción para imprimir una ficha de bienvenido de la estancia actual. Esta ficha suele constar de 2 secciones, una para el cliente y otra para el hotel, esta última debe ser firmada por el cliente. En ocasiones es necesario imprimir unas observaciones personalizadas para cada estancia, en tal caso active el parámetro Solicitar observaciones al imprimir, y al imprimir la ficha de bienvenido, se mostrará el siguiente formulario:

 

Observaciones Tarjeta Bienvenida

 

donde puede rellenar el campo observaciones y de manera opcional el precio del garaje.

 

Si el proceso de impresión se realiza correctamente, se mostrará la tarjeta de bienvenido predeterminada

 

Tarjeta Bienvenida

 

Si en la estancia se registran otros alojados, antes de efectuar la impresión, se mostrará un listado con el cliente principal y el resto de alojados.

 

Tarjeta de Bienvenida

 

Marque la columna “Imprimir” para especificar a que clientes desea imprimirles una tarjeta de bienvenido. Por defecto, se imprime una tarjeta por cada alojado adicional.

Recuerde que solo de dar de alta a otros alojados cuando las condiciones de tarifa y/o regimen sean diferentes al principal o cuando el otro alojado desee una factura independiente a la del alojado principal (Colectivo IMSERSO).

 

El formato de impresión de esta ficha se puede personalizar (dentro de unos limites). Por ejemplo, si dispone de una ficha de bienvenido de imprenta, puede remitirla a AM SYSTEM para que el departamento de soporte evalúe la viabilidad de la integración.

 

5) Partes Viajero: esta opción permite detallar los partes de viajero asociados a la estancia actual. Si se activa el parámetro “Crear Parte Viajero al añadir cada Recepción”, y se rellenan todos los datos exigidos por la policía, al crear la estancia, se creará el parte de viajero de forma automática. Si necesita añadir más partes de viajero, basta con hacer clic sobre este botón, y rellenar una ficha para cada alojado mayor de 16 años. Observe que el botón de partes de viajerose incluye un número que representa el total de partes de viajeros asociados la estancia actual.

 

Al final del día debe utilizar la opción Generar Disco para crear fichero de partes de viajero, el cual debe ser remitido a la policía o guardia civil según sus indicaciones.

 

Para cada estancia debe rellenar tantos partes de viajeros como adultos haya especificado.

Si el proceso de creación automático de partes falla, por falta de datos en la ficha del cliente, el sistema avisará del dato que falta y el parte deberá rellenarse de forma manual.

Para una correcta gestión de los partes de viajero, se recomienda rellenar completamente la sección “Datos de la Policía” de la ficha del cliente.

Recuerde que la ley obliga a registrar cualquier alojado mayor de 16 años , imprimir la ficha del parte viajero, que esta sea firmada por el alojado.

 

6)Movimientos Estancia: Al crear una estancia, se generan unos movimientos de estancia que posteriormente se traspasarán a líneas de factura. Para gestionar estos movimientos haga clic sobre el botón “Movimientos Estancia”.

Recuerde que en esta sección solo se registran los movimientos asociados a la estancia y los suplementos. Si necesita realizar cargos adicionales utilice la opción “Cargos Habitación” o “Cargos Cliente”.

 

7) Cambio de Habitación: esta opción permite efectuar un cambio de habitación sobre una estancia activa. El proceso de cambio de habitación divide una estancia en 2 partes, la estancia actual se finaliza (permitirá realizar otras entradas en la habitación) con la fecha de cambio y se crea una nueva estancia desde la fecha de cambio hasta la fecha de salida prevista de la estancia original. A continuación, se muestra el aspecto del formulario de cambio de habitación

 

Cambio Habitación

 

como podrá observar en la cabecera se muestra la habitación y el periodo de estancia original. Para realizar el cambio de habitación debe rellenar:

-Fecha Cambio: indique la fecha en la que desea realizar el cambio. Por defecto, la fecha es se toma del sistema operativo.

-Hora: rellene esta campo con la hora en la que se realiza el cambio. Por defecto, la hora se toma de la hora del sistema operativo.

– Tipo de Habitación: indica el tipo de habitación al que se cambiará el cliente. Por defecto, el tipo es el mismo que el de la habitación original.

– Habitación: este es campo más importante para el cambio de habitación pues especifica la nueva habitación que asignaremos al cliente.

 

Si el proceso concluye correctamente se creará una nueva estancia cuya fecha de entrada es la fecha de cambio y cuya fecha de salida prevista es la misma que la estancia original. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este cambio de habitación en el planning de reservas.

 

Cambio Habitacion Planning

Para diferencias las estancias con cambios de habitación marque la opción “Cambios Habitación” del planning de reservas y se mostrará una pequeña marca roja en la esquina superior derecha.

 

Para facturar una estancia con cambio de habitación, basta con facturar la última habitación y Am/hotel cargará automáticamente los cargos pendientes de todas las habitaciones en las que el cliente haya estado alojado.

 

Antes de realizar el cambio de habitación, se comprueba que no existan cargos pendientes a partir de la fecha de cambio (Se excluyen de la comprobación los que estan asociados a la estancia)

Recuerde que puede realizar tantos cambios de habitación como sean necesario.

 

8)Otros Alojados: esta opción se utiliza cuando se necesita diferenciar a los alojados con objeto de:

 

– Hacer cargos de forma independiente para los distintos alojados y por tanto emitir una factura diferente para cada alojado. Este tipo de alojados suele ser común en hotel que alojan clientes del colectivo IMSERSO. Aunque tambien existe la posilidad de emitir una sola factura.

– Registrar a cada alojado en un regimen o tarifa diferente al principal.

 

Esta botón solo esta disponible cuando en el pax de la reserva es >1. Por ejemplo, su el número de adultos es 4, solo se permite 3 alojados adicionales.

 

9) Capturar DNI/PASS: si dispone de un escaer de documentos del tipo (Check-Service, Bancor, Inhova y Gesvi), puede utilizar esta opción para capturar los datos de cliente a partir del DNI o Pasaporte.

 

10) Cargos Habitación: esta opción permite acceder a los cargos pendientes asociados a la estancia actual.

 

11) Check-Out: haga clic sobre este botón para facturar los cargos pendientes de la estancia actual.

 

12) Grabar Tarjeta: esta opción solo esta disponible si tiene instalado un sistema de cerradura electrónica del tipo Inhova o VingCard. Haga clic sobre este botón para grabar la tarjeta de acceso a la habitación.

 

13)Conceptos Contratados: Esta opción solo es visible cuando el cliente es diferente al cliente a facturar y permite establecer que conceptos se cargarán al cliente a facturar (conceptos contratados) y cuales al cliente alojado (Extras). Para más detalles sobre su funcionamiento haga clic aquí.

 

14) Historial Balneario:  esta opción solo esta disponible si tiene instalado Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opción para acceder al historial de balneario/spa del cliente alojado.

 

15) Planning Balneario:esta opción solo esta disponible si tiene instalado Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opción para acceder al planning de tratamientos del balneario/spa.

 

16) Cargos Balneario:esta opción solo esta disponible si tiene instalado Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opción para acceder al modulo de cargos pendientes de facturar en balneario. Esta opción es muy útil para comprobar si un cliente tiene cargos pendientes en balneario.

Para el correcto funcionamiento de las 3 opciones de balneario, es necesario que añada la ubicación de la base de datos de balneario a través de la opción “Ubicación de Otras Aplicaciones”.

Am/Hotel y Am/Balneario utilizan una base de datos de clientes independiente. Por esta razón, para la correcta comunicación entre hotel y balneario es necesario que los clientes que se creen en hotel también sean creados en balneario. Para ayudar en esta tarea debe activar el parametro “Al crear un cliente, crear copia en balneario” para mantener el fichero de clientes sincronizado entre hotel-balneario.

 

Información adicional: este panel muestra un resumen sobre el tipo de tarificación aplicado a la reserva

 

Reservas Información Adicional

 

Recuerde que este panel solo es visible cuando en la reserva se utiliza un precio basado en descuento por tipo de cliente, tarifas por tramos, tarifa pactada, oferta o tarifa por tipo de habitación

 

Si necesita crear una nueva ficha, utilice el botón Agregar Ficha, mientras que para mostrarla haga clic sobre Mostrar Ficha

 

Si la reserva ya ha sido recepcionada, en la barra de titulo de la reserva se mostrará el número de recepción, tal como se muestra en la siguiente imagen

 

 

podemos ver como la reserva esta asociada a la recepción num. 66.

 

AmHotel incluye la posibilidad de solicitar el motivo del cambio de la reserva, en la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario

 

Control Cambios

 

basta con escribir el motivo o utilizar el botón selector de textos fijos para cargar el texto del mantenimiento de textos predefinidos.