Facturación múltiple

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Manual software hotelero – Facturación múltiple

El software de gestión hotelera AM/Hotel gestiona la facturación múltiples habitaciones, facilitando la creación de este tipo de facturas

Esta opción es accesible desde el menú “Procesos->Facturación->Facturación Múltiple”. Antes de acceder al formulario de facturación múltiple, es necesario seleccionar que habitaciones se van a facturar.

 

Seleccionar Facturas

 

en la imagen anterior se puede ver el aspecto de este formulario, el cual muestra una serie de filtros en la cabecera para acotar el listado de facturas :

a) Cliente a facturar: Rellene este campo para mostrar solo las facturas de un determinado cliente a facturar.

b) Colectivo: Este filtro permite cargar aquellas facturas cuyos clientes pertenezcan al colectivo seleccionado.

c) Grupo: marcando la casilla “Facturar a Estancias de Grupo”, puede utilizar el selector de grupos, para cargar las habitaciones pertenecientes a una estancia de grupo

La parte principal de este formulario es un listado con las habitaciones pendientes de facturar. Seleccione aquellas habitaciones que desea facturar y por último haga clic sobre la opción Facturar o pulse F9.

 

NotaPor defecto, solo se muestras aquellas habitaciones que esten pendientes de finalizar, es decir, si una habitación ha sido finalizada y tiene cargos pendientes, está no aparecerá en este listado. Para cambiar este comportamiento, active el parametro “Mostrar Habitaciones con cargos pendientes”

 

NotaObserve que en la imagen anterior hemos seleccionado 2 facturas cuyo cliente es el mismo. Recuerde que esto no es obligatorio y que en caso necesario puede seleccionar incluso habitaciones cuyos clientes a facturar sean diferentes. En este caso deberá elegir el cliente a facturar en el formulario de facturación múltiple, el cual es explicado a continuación.

 

Una vez concluido este proceso, se mostrará el formulario de facturación múltiple el cual incluirá todos los cargos pendientes de las habitaciones seleccionadas.

 

Facturación Múltiple

 

Para crear una factura hay que seguir los siguientes pasos:

 

1. Seleccionar que tipos de conceptos a facturar: En la parte superior izquierda se muestra un desplegable con 3 opciones:

– Todos: carga todos los cargos pendientes.

– Contratados: carga todos los cargos pendientes de tipo contratado.

– Extras: carga todos los cargos pendientes de tipo extra.

 

Este desplegable es muy útil para facturar estancias a empresas de forma que puede cargar de forma automática todos los cargos contratados y facturarlos a la empresa y volver a facturar al cliente pero cargando solo los extras.

 

NotaLa consideración de un concepto como contratato o extra se realiza en la ficha de cada concepto

NotaPor defecto, la opción predeterminada es “TODOS”

 

2.- Especificar si se va a finalizar las habitaciones a facturar.

NotaPor norma, general SOLO SE DEBE FINALIZAR una estancia cuando el cliente efectué la salida del hotel.

NotaSi factura a la entrada, le recomendamos que no finalice la estancia para así poder asignar cargos durante el tiempo de estancia. Recuerde que el sistema permite crear varias facturas para una misma estancia pero no permite realizar cargos extras sobre habitaciones finalizadas. Si aun teniendo en cuenta lo anterior necesita finalizar la estancia, para el correcto funcionamiendo es necesario finalizar con “Fecha de Salida Prevista”, nunca con fecha de salida actual, pues de hacerlo, la habitación se finaliza con la misma fecha de entrada y esto provoca que la estancia no sea visible en el planning y que la habitación quede libre para dar entrada a otros clientes.

 

3.- Completar la cabecera de la factura: En la sección cabecera de factura podemos rellenar datos como la fecha, la serie, el número de factura, la contabilidad, el cliente a facturar y la forma de pago. El número de factura se calcula automáticamente en función de la serie y la contabilidad.

NotaSi anula una factura anterior, el número no se recupera automáticamente, tiene que escribirlo manualmente. Pero recuerde que este cambio debe de hacerse al final, es decir, justo antes de pulsar sobre Facturar.

 

4.- En caso necesario pasar a pendiente los cargos que no desee facturar: Dependiendo de la configuración de los parámetros, los cargos pendientes se cargarán en la rejilla “Pendiente Facturar” o “Líneas a Facturar”. Puede mover los cargos de una rejilla a otra, utilizando el botón “Mover a Pendiente” para mover los cargos seleccionados de la rejilla “Líneas a Facturar” a “Pendiente Facturar” o utilizar el botón “Mover a Facturar” para mover los cargos seleccionados de la rejilla “Pendiente Facturar” a “Líneas a Facturar”. Para seleccionar cargos en cualquiera de las rejillas, simplemente hay que hacer clic en la columna Selector de Fila(Columna con el símbolo ). La siguiente imagen muestra el aspecto de una fila seleccionada:

 

 

6.- Rellenar el campo observaciones: este campo es opcional y permite especificar cualquier información adicional.

7.- Pulsar sobre el botón Facturar: Al final del proceso, pulse sobre este botón Facturar, para crear la factura. Si la factura se crea correctamente la aplicación mostrará el formulario de gestión de facturas.

 

Si ha configurado la conexión con la centralita telefónica, cada vez que acceda a este modulo se importarán automáticamente todos los cargos de teléfono pendientes de procesar.

NotaRecuerde que un cargo de teléfono solo se carga a una habitación si en el fecha/hora del cargo existe una habitación con una estancia activa y no finalizada.

NotaSi al entrar en este formulario le aparece un error 52, esto indica que el fichero con los cargos no lo encuentra y que es necesario configurar la ubicación del fichero de llamadas.