Generar disco

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Manual software hotel – Generar disco

El modulo de generación de disco permite crear un archivo que contiene todos los partes de entrada de viajeros para una fecha especifica en el software hotelero AM/Hotel. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario:

Generar Disco

 

Antes de generar un parte de viajero es necesario configurar los siguientes parámetros (Ficheros->Parámetros Empresa, despues Globales->Partes de Viajero)

1.Código de Establecimiento hotelero: este campo es un código de 10 caracteres alfanuméricos que se lo facilita la guardia civil o la policía a través de una carta postal. Si no dispone de este código acuda a su comandancia más cercana para que le envien este código.

 

2. Ruta para la generación de los partes de viajeros: esta ruta es la que será utilizada por la aplicación para grabar el fichero de los partes de viajero. Utilice una ruta compartida por todos los usuarios de Am/Hotel, pues despues de la generación, es necesario enviar el archivo creado a la guardia civil vía e-mail o web.

 

3. e-Mail: este campo permite especificar un mail al que será enviado el fichero de partes de viajero.

NotaEste procedimiento solo debe utilizarse si la guardia civil se lo autoriza, pues la regla general es a través de la web de hospederías de la guarda civil.

 

 

El procedimiento para generar partes de viajeros es:

 

1. Crear partes de viajero: dar de alta los partes de viajero a través del modulo de Check-IN.

NotaRecuerde que debe dar de alta como parte de viajero tanto al cliente principal como a todos los alojados mayores de 16 años.

NotaObserve como en cada estancia aparece un número, junto al botón de partes de viajero, que indica el número de partes registrados para la estancia.

NotaPara facilitar el trabajo de creación de partes, puede activar los parametros para que estos sean creados automáticamente.

 

2. Generar el fichero de partes diario: al final de día o cuando ya no espere más entrada de viajeros, abra la opción de generar disco para crear el parte diario. El proceso se detalla a continuación

 

  • Fecha: utilice este campo para especificar la fecha de referencia. Por defecto, se toma la fecha actual, generandose en el fichero todos los partes de viajero cuya fecha de entrada sea la misma que la indicada en el campo o aquellos que quedarán pendientes del día anterior. Por ejemplo, supongamos que genera el fichero a las 22:00 con los partes registrados hasta esa hora, pero a las 23:00 llega un nuevo viajero. En este caso puede volver a generar un fichero con el nuevo parte o incluirlo en el fichero del día siguiente.

 

  • Destino: este campo permite especificar la ruta donde se creará el fichero con los partes de viajero. Observe que solo especifica el directorio, esto es debido a que él nombre tiene un formato concreto que sigue la siguiente regla:

    CODIGO_HOTELERO.NUMERO_SECUENCIA

    De esta forma si su código hotelero es el ACBDE12345 y ya ha creado 10 partes. El nombre del fichero seria: ACBDE12345.011

    NotaLa extensión del archivo es un valor número que se va incrementando en cada generación de fichero.NotaEl valor inicial de este campo toma del parametro de Ruta para la generación de los partes de viajeros

 

  • e-Mail: rellene esta campo para enviar automáticamente el fichero generado a una dirección de correo

 

  • Secuencia automática: esta casilla esta marcada por defecto, lo cual indica que el número de secuencia se calcula en función del número de partes generados. En ocasiones puede ser necesario modificar manualmente la secuencia de numeración. Para ello, desmarque esta opción, y en el campo que aparece indique el número de secuencia de forma manual. Recuerde que una vez cambiado de forma manual, la aplicación utilizará este valor como referencia para continuar la secuencia de los ficheros posteriores.

 

  • Creación del fichero: Una vez rellenados todos los campo, haga clic sobre el botón ACEPTAR para crear el fichero de partes en la carpeta especificada.

 

3. Envio del fichero a la guardia civil: Conectese a la web de la guardia civil, y cargue el fichero generado por la aplicación.

NotaSi tiene permitido el envío por mail, haga clic sobre el botón E-mail para enviar el fichero creado en el paso anterior a la dirección de e-mail indicada.