Gestión Facturas Proforma

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Manual software hotelero – Gestión Facturas Proforma

El software hotelero AM/Hotel permite la gestión de facturas proforma. El aspecto inicial de este formulario es:

Factura Proforma

 

donde podemos ver las siguientes secciones:

 

– Cabecera de Factura: Esta sección esta formada por la serie de factura, el número de factura, la contabilidad (Su valor puede ser 0 para la contabilidad oficial, 1 para la no oficial y campo viene indicado por la letra C), la Fecha de la factura, el cliente a facturar, un campo para indicar la forma de pago y en caso necesario, otro para especificar el tipo de tarjeta de crédito (Visa, Mastercard…).

 

Cabecera Proforma

 

NotaTenga mucho cuidado al modificar datos de la factura como la fecha, ya que la numeración y las fechas deben ser consecutivas..

NotaEl campo contabilidad solo es visible si el usuario activo tiene el permiso de “Acceso a Datos”. Recuerde que la configuración de los permisos de usuario la puede realizar en “Utilidades->Administración de Usuarios”.

NotaPara facilitar la navegación por las facturas, puede utilizar el botón Factura Anterior y Siguiente Factura para mostrar la factura anterior y siguiente.

 

– Listado de líneas de factura: Esta listado muestra todas las líneas incluidas en la factura, de forma que cada línea muestra los siguientes campos:

 

  1. Fecha: Indica la fecha del cargo.
  2. Habitación: Determina el número de habitación asociado el cargo.
  3. Servicio: Muestra el servicio asociado al cargo.
    Nota Recuerde que al seleccionar un concepto, solo se mostrarán los servicios asociados al concepto seleccionado.
  4. Concepto: Muestra el concepto asociado al cargo.
  5. Unidades: especifica el número de unidades incluidas en la línea.
  6. Precio: determina el precio unitario del concepto.
  7. Iva: porcentaje de iva que se aplicará al precio
  8. Importe: importe total de la línea con iva incluido.
  9. Descuento: Porcentaje de descuento aplicado a la línea.
    NotaAm/Hotel permite especificar hasta 5 dto por línea. Por defecto, solo esta activo 1, pero puede configurarlo para establecer el número de descuentos que necesite y el orden de aplicación.
  10. Iva Incluido: indica si el precio es con o sin iva

 

– Panel de Totales: esta sección la podemos ver en la parte inferior derecha y muestra la base imponible, el importe de iva y el total factura.

 

Totales

NotaSi la factura incluye líneas con varios tipos de iva (al 16%, 7%…) el campo base imponible muestra la suma de todas las bases. Recuerde que en la factura impresa SI aparecerá el correspondiente desglose de bases imponibles.

 

– Pie Factura: esta sección esta formado por el campo observaciones en el cual podremos incluir cualquier detalle adicional a la factura. Para facilitar el trabajo, puede utilizar el botón Texto Fijo para cargar un texto fijo predefinido en el mantenimiento de textos fijos.

 

– Barra de opciones Superior: Esta sección esta compuesta por 3 botones con las siguientes funciones

 

Facturas Anteriores Al pulsar sobre esta opción se muestra un formulario que lista todas las facturas emitidas y nos permite seleccionar una factura realizando filtros por cliente, serie, fechas y dígito de contabilidad.

NotaOtra forma de mostrar una factura es escribir su número directamente en el campo Número Factura

Anular Factura Anula al factura actual. Esta anulación borra físicamente la factura de la base de datos.

 

NotaRECUERDE que si la factura que anula no es la última, el número borrado no se recupera de forma automática y al crear una nueva factura tendrá que cambiar manualmente el número que la aplicación propone por el de la factura anulada.

 

 

– Barra de opciones Inferior: Estas opciones permiten realizar modificaciones e imprimir la factura actual. Las opciones disponibles son las siguientes:

 

Nueva Linea Pulse sobre esta opción para añadir nuevas líneas a la factura.

NotaAl pulsar sobre Añadir, se activan las opciones de Confirmar y Cancelar

Modificar Esta opción permite realizar modificaciones en cualquier columna de las líneas de factura.

NotaAl pulsar sobre esta opción, se activan las opciones de Confirmar y Cancelar

Eliminar Linea Permite eliminar las líneas seleccionadas. Para seleccionar una línea haga clic con el ratón sobre la columna de selección

Seleccionar Lineas

 

Cancelar Cancela los cambios realizados en la factura.
Confirmar Haga clic sobre esta opción para grabar los cambios realizados
Ver Factura Muestra una vista preliminar de la factura impresa.

NotaDesde esta vista preliminar puede utilizar el icono  para imprimir la factura.

Imprimir Envía la factura a la impresora utilizando como base el modelo de factura especificado en los parámetros.

NotaSi se tiene activada la opción Previsualizar antes de imprimir, la aplicación mostrará la vista previa.

NotaEn la sección de impresoras, puede establecer la impresora predeterminada de facturas o utilizar el parámetro Seleccionar Impresora antes de imprimir para que la aplicación le muestre un selector de impresoras y elegir una de ellas para imprimir.

Mail Pulse aquí para enviar la factura por e-Mail utilizando como base el modelo de factura especificado en los parámetros.

NotaRecuerde que antes de enviar por mail, es necesario configurar la cuenta de correo de envío.

Fax Utilice esta opción para enviar la factura por Fax utilizando como base el modelo de factura especificado en los parámetros.

NotaRecuerde que antes de enviar por fax, que es necesario configurar la cuenta de correo de envío.

Salir Utilice esta opción para salir del formulario de gestión de facturas

 

NotaTodos los datos de la factura son modificables a excepción de los relativos a su numeración, es decir, SerieNúmero y Contabilidad.