Parámetros empresa

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Manual software hotel – Parámetros empresa

El software de gestión hotelera AM/Hotel permite personalizar diversos parámetros de empresa para personalizar el funcionamiento del PMS AM/Hotel.

Para acceder a los parámetros, active la opción Ficheros->Parámetros Empresa.

Parametros empresa

Una vez dentro se mostrará una ventana con un menú en la parte superior para acceder a las diferentes secciones de parámetros.

 

1. Datos Empresa

En la siguiente imagen se muestra dicha sección:

Datos Empresa

donde se podrán establecer los siguientes datos:

  • Datos de identificación del hotel: estos campos permiten configurar el nombre, CIF, dirección
  • Imagen Fondo: permite especificar la ubicación del archivo de imagen que será utilizado como fondo de la ventana principal de la aplicación. Por defecto, se muestra el logo de Am System
  • Ficha de Bienvenida: esta ficha permite configurar la ficha que se entrega a un cliente cuando este realiza una estancia (check-in) en nuestra hotel. Para ello puede configurar:

1. Sección Información: texto libre donde puede incluir cualquier dato adicional al check-in, por defecto se muestra en la parte derecha de la ficha de bienvenida.

2. Sección Horarios: la ficha de bienvenida permite especificar hasta 7 horarios, donde para cada horario se puede establecer el nombre y el horario concreto.

 Si no desea utilizar la sección de horarios, recuerde que puede utilizar el campo “Información” para escribir de forma manual una descripción mas personalizada de los horarios utilizados en su hotel.

3. Hora Máx. Salida: Este campo se utiliza para imprimir en la ficha de bienvenida, la hora máxima para dejar la habitación libre (el día de salida).

4. Modelo Tarjeta Bienvenida: Este campo permite indicar el modelo de ficha de bienvenido. El modelo estándar es el “0000”, el cual tiene el siguiente formato:

Tarjeta bienvenida

Si este modelo no se ajusta a sus necesidades póngase en contacto con su distribuidor o con el departamento de soporte de amsystem, para evaluarlo.

5. Solicitar observaciones al imprimir: marque esta opción para que al imprimir cada tarjeta de bienvenida, se muestra una ventana donde poder especificar unas observaciones personalizadas para cada cliente. A continuación se muestra una imagen con el aspecto de este formulario.

Observaciones tarjeta bienvenida

6. Imprimir una copia por cada parte de viajero: marque esta opción para que al imprimir la tarjeta de bienvenda, se imprima una por cada parte de viajero.

Cuando esta activo, no se tiene en cuenta los registro de alojados adicionales sino sus partes de viajeros.

Recuerde que para modificar algún dato, es necesario pulsar sobre el botón inferior “Modificar”, y para grabar las modificaciones es necesario pulsar sobre “Aceptar”.

 

2. Datos Generales

La siguiente imagen muestra el aspecto de este sección de parámetros:

Datos Generales

 

donde podrá configurar:

1. Moneda y Divisa: Indica la moneda principal (esta moneda se configura al crear la empresa y no se puede cambiar) y permite configurar la divisa. De forma que los datos de tipo moneda se pueden ver en el formato de la moneda principal y en la divisa.

2. Anticipos: la configuración de anticipos permite establecer el comportamiento de la aplicación en el registro de anticipos. Podemos configurar:

a) Facturar anticipos: Si cada vez que realiza un anticipo quiere que se emita una factura automática, marque “Facturar todos los anticipos” e indique la serie de factura por defecto. Recuerde que la factura que se crea no esta cobrada, por lo que si desea registrar una entrada de dinero en caja, es necesario que cobre la factura.

  De forma predeterminada la serie es “A”. Si no quiere utilizar una serie diferente, borre el contenido del campo “Serie (por defecto)”

b) Cobrar anticipos: marque la casilla “Cobrar todos los anticipos” para que al crear un nuevo anticipo, se genere una entrada en caja dependiendo de la forma de pago del anticipo.

c) Concepto Anticipo: Este selector permite configurar el concepto utilizado al crearse el cargo del anticipo para la factura.  Por defecto el concepto es “Anticipo”

d) Concepto Abono Anticipo: Este selector permite configurar el concepto utilizado para crear la línea de abono de anticipo contra el cliente.  Por defecto el concepto es “Abono Anticipo”

Para más detalles sobre la gestión de los anticipos haga clic aquí

3. Impresoras: Esta sección permite configurar en cada ordenador la impresora que será utilizada para imprimir facturasinformes,ficha de bienvenido y ficha policial.

Recuerde que si no configura una impresora para cada uno de los apartados, AmHotel utilizará la impresora predeterminada.

4. Vista Detalle en planning: la opción “Mostrar Detalle” en planning de reservas y disponibilidad, permite que al pasar el ratón sobre una reserva o estancia, se muestra un pequeño panel con el detalle de la reserva/estancia.

Detalle Planning Reservas

5. Tipos de bloqueo: los bloqueos utilizados por la aplicación trabajan de igual forma que un alojamiento, es decir, empieza a las 12:00 del medio día y terminan 24 horas después. Marque la casilla “Bloqueos de habitaciones como días completos” para que al bloquear una habitación en un día concreto, se bloquee el día completo.

6. Limpieza de habitaciones: Esta sección permite establecer los parámetros necesarios para gestionar la limpieza de habitaciones. El significado es estos es:

a) Número de días a partir de cual una habitación limpia pasa a estado sucio: Indica el número de días tras los cuales una habitación sin ocupar pasa a estado sucio.

b) Cambio de Sabanas: Indica cada cuantos días se realiza en cambio de sabanas en una habitación ocupada.

c) Cambio de Toallas: Indica cada cuantos días se realiza en cambio de toallas en una habitación ocupada.

d) Valores por defecto en limpieza rápida: estas 4 casillas permiten configurar la limpieza rápida del planning de disponibilidad, desde el cual el usuario puede establecer el estado de limpieza de las habitaciones. Este proceso se puede realizar de forma manual (indicando para cada habitación que tipo de limpieza se realiza) o utilizando la limpieza rápida, es decir, una limpieza rápida dependerá de las casillas que marque en esta sección.

7. Terminal Server:

Este botón permite activar el acceso a través de Terminal Server.

Terminal Server

Si va a usar Am/Hotel a través de Terminal Server, haga clic sobre este botón, y en la ventana que aparece marque la casilla Sistema Escritorio Remoto ACTIVADO

8. Envíos FTP:

Este botón nos da acceso a los parámetros necesarios para la comunicación FTP con el departamento de soporte de AM System. El aspecto de esta opción es:

Envios FTP

donde se establecer el servidor FTP, el usuario, la contraseña, la carpeta de inicio y el protocolo de comunicación.

Si no conoce estos datos no se preocupe, esta opción es solo para uso del departamento de soporte.

9. Tarifa, Temporada y régimen predeterminados:

Estos 3 campos permite establecer el tipo de tarifa, tipo temporada y régimen predeterminados. Por ejemplo, al crear una nueva estancia/reserva se establecerá como régimen inicial el indicado en este parámetro.

10. Tarifas por tipo de habitación: Este campo permite usar la tarificación por tipo de habitación. Al activarlo se habilita una nueva opción de menú en “Ficheros->Tarifas->Tarifas Tipos Habitación”

11. Permitir cobro de tickets: Esta opción permite cobrar tickets pendientes de Am/Tactil, a través de la opción de cobros del menú Tesorería.

12. Control de Cambios: active esta opción para que al modificar estancias, se muestre un formulario.

Control de cambios

para indicar el motivo del cambio.

Dicho motivo es almacenado como una incidencia accesible a través del formulario de registro de incidencias.

13. Configuración de las fichas de clientes: Esta sección permite configurar opciones aplicables a la ficha de clientes, empresas… tales como

a) Comprobar la existencia de un nombre idéntico: Activando esta opción, la aplicación avisa si se añade un cliente con nombre duplicado

NotaLe recomendamos que marque esta casilla, para evitar grabar dos veces al mismo cliente

b) Comprobar la existencia de un NIF idéntico: Activando esta opción, la aplicación avisa si se añade un cliente con NIF duplicado

NotaLe recomendamos que marque esta casilla, para evitar grabar dos veces al mismo cliente.

c) En las fichas con foto ajustarlas al tamaño disponible: La ficha de clientes y empleados permite asignar una foto a la ficha, activando esta opción la imagen se ajusta al espacio disponible, en otro caso puede que la foto no se visualice completamente

NotaLe recomendamos que marque esta casilla, para la correcta visualización de las fotos de sus clientes.

d) Integración con Am/Balneario: Esta opción solo es necesario configurarla si tiene instalada la aplicación de AmBalneario/AmSpa. Activando esta opción cada vez que se crea, modifica o elimina un cliente este se sicroniza con la base de datos de clientes de AmBalneario/AmSpa.

 

3. Partes Viajeros

En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del formulario de partes de viajeros.

Partes Viajeros

Esta sección permite configurar la gestión de los partes de viajero. Los campos disponibles para ello son:

1. Código de establecimiento hotelero: Este código es emitido por la policía o guardia civil, si no dispone de dicho código, pongase en contacto con la comandancia de la guardia civil más cercana.

NotaEl código es una secuencia alfanumérica de 10 dígitos.

2. Ruta para la generación de partes de viajeros: El proceso de aviso a la policía, se realiza mediante la generación de un archivo que contiene todos los partes de viajero emitidos en las últimas 24 horas. Este ruta permite especificar el lugar donde se almacenaran los archivos generados.

NotaEl nombre de los archivos generados sigue el siguiente formato: CCCCCCCCCC.XXX donde CCCCCCCCCCson los 10 dígitos del código de establecimiento hotelero y XXX es una secuencia numérica que se incrementa en cada generación de archivos.

3. E-mail para el envío de partes de viajero: este E-mail es opcional y solo se debe rellenar si la policía permite que los archivos con los partes se les envíen por E-mail. Por regla general, el envío de los partes e realiza a través de la web de la policía o guardia civil.

4. Modelo ficha policial: aunque el formato de ficha policial es un formato estándar publicado en el BOE. Este parámetro permite especificar un modelo diferente al estándar para cubrir la posibilidad de cambios específicos por comunidades o poblaciones. Si necesita alguna modificación, contacte con el departamento de Soporte para la evaluación de dicho ajuste.

5. Imprimir al crear la ficha policial: al activar esta opción, la aplicación imprimirá automáticamente cada parte en la impresora de partes de viajero

NotaEsta impresión solo afecta a los partes que se crean automáticamente.

6. Creación automática de partes de viajeros: Estas dos opciones agilizarán la creación de partes de viajero, pues cada vez que se crea una estancia se creará automáticamente el parte de viajero asociado al cliente alojado.

NotaSi en la estancia hay más de un alojado y no se dan de alta como “otros alojados”, los partes de viajero los tendrá que generar manualmente.

NotaRecuerde que para que los partes de viajero se creen automáticamente, la ficha de los clientes debe contener los campo mínimos exigidos por la policía: Nombre, apellidos, tipo documento, NIF, fecha de expedición, fecha de expiración, fecha de nacimiento, país y sexo.

 

4. Facturación

En la siguiente imagen se puede ver la sección de parámetros de facturación

Facturación

Donde se puede configurar:

Serie (por defecto): especifica la serie de factura predeterminada. Recuerde que cada serie lleva una numeración independiente.

 

Modelo de Factura: es el número de modelo utilizado para la impresión de facturas. El valor predeterminado es 0000G.

NotaEste modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte para la evaluación de dicho ajuste.

 

Nº Copias: especifica el número de copias al imprimir una factura.

 

Serie (Fact. Proforma): especifica la serie predeterminada para las facturas proforma. Recuerde que cada serie lleva una numeración independiente.

 

Longitud Serie : especifica el número de dígitos máximos admitidos por la serie de factura. Este valor puede ser como máximo 10 caracteres. De forma predeterminada su valor es 2.

 

Modelo Proforma: es el número de modelo utilizado para la impresión de facturas proforma.

NotaEste modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte para la evaluación de dicho ajuste.

 

Modelo Factura Mail: es el número de modelo utilizado para el envío de facturas por mail.

NotaEste modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte para la evaluación de dicho ajuste.

NotaLa razón de diferenciar las facturas impresoras de las facturas por mail, es debido a que multitud de clientes disponen de panel de imprenta para la impresión de facturas.

 

Cargar al entrar las líneas como: Al facturar, esta opción nos permite configurar si los cargos se mostrarán en la rejilla de pendientes o de facturar.

NotaLe recomendamos que seleccione la opción Facturar.

 

Forma de pago (por defecto): como el propio nombre indica, es la forma de pago predeterminada en la gestión de facturas.

 

Tarifa para niños: Esta sección permite especificar el porcentaje de descuento, el servicio asociado al cargo para estancia de niños y en caso necesario las rangos de edades que posteriormente serán utilizados en las tarifas.

NotaEste descuento solo se aplica cuando la tarifa esta configurada como Cargo por Persona

NotaLa configuración de tarifas para niños por edades solo es operativo si se activa el parámetro “Usar tarifas avanzadas”. Para configurar las edades, haga clic sobre el botón “Edades”, a continuación, se mostrará el siguiente modulo

Edades Niños

en el cual puede dar de alta los diferentes rangos de edades que posteriormente serán utilizados en la ficha de tarifas, para configurar los precios de los niños por rangos de edades.

NotaPara cada rango puede especificar el servicio asociado al cargo, en caso de no definirse se usa el valor genérico para niños.

 

Seleccionar impresora antes de imprimir: si activa esta opción, al imprimir una factura, se mostrará un selector de impresoras.

 

Previsualizar antes de imprimir: al activar esta opción se mostrará una vista previa de la factura antes de imprimir.

 

Control de impresión: Esta opción activa la compatibilidad de impresión con Sistemas Operativos como Windows 98.

 

Iva Incluido: Determina si los precios llevan iva incluido o no, de forma predeterminada.

 

Finalizar estancia desde facturación: Si activa esta opción, cuando se facture una estancia se marcará por defecto la opción “Finalizar Estancia”

NotaFinalizar una estancia supone cerrar la habitación para nuevos cargos y permitir una nueva entrada.

NotaSi factura a la entrada de un cliente, le recomendamos que no active esta opción.

 

Mostrar habitaciones con cargos pendientes: esta opción permite obtener un listado de las habitaciones con cargos pendientes, aunque dichas habitaciones esten finalizadas.

NotaEste listado se muestra en el formulario de facturación y cargos

NotaSi no activa esta opción, se mostrará un listado con las habitación NO FINALIZADAS

NotaPara mejorar el control sobre los cargos pendientes, le recomendamos que active esta opción.

 

Mostrar tipo de tarifa como concepto asociado: Esta opción modifica la impresión de facturas de forma que al imprimir el cargo de estancia, en lugar de imprimir el nombre del concepto (por defecto, Estancia), se imprimirá el nombre de la tarifa.

 

Cargar campo observaciones de la reserva: Activando esta opción, cada vez que se factura una estancia, el campo observaciones se rellenara de forma automáticamente con las observaciones de la reserva.

 

Observaciones con resumen de anticipos: Activando esta opción, cada vez que se factura una estancia, el campo observaciones se rellenara de forma automáticamente con un resumen de los anticipos incluidos en la estancia a facturar.

 

Usar tarifas avanzadas: marque esta opción para activar el nuevo modo de tarificación.

NotaPara poder usar las nuevas opciones de las tarifas es necesario marcar esta opción.

 

Cerrar caja después del arqueo: marque esta opción para que después de hacer el arqueo se pida confirmación para cerrar la caja automáticamente.

 

Líneas de logotipo y pie:

  • 6 campos de texto libre para especificar la cabecera de la factura.
  • Un campo de texto para especificar la ruta de logotipo gráfico.
  • 2 campos para las líneas de pie y 1 campo para Reg. Mercantil: estas líneas se imprimirán al final de la factura.

Junto a cada línea de logotipo, se incluye un casilla de verificación para ocultarlo al imprimir. Si activa esta opción, la línea de logotipo solo se mostrará cuando la factura se envié por mail.

 

Texto de protección de datos: Este texto permite imprimir en la factura un texto de protección de datos personalizado. Para rellenarlo, hay que dar de alta un texto fijo pulsando sobre el botón Alta Texto Fijo y utilizar el botón “…” para buscar uno existente. También puede usar el botón Ver Texto Fijo para acceder a la ficha del texto fijo

Proteccion de datos

y realizar las modificaciones necesarias.

 

Impuesto de turismo: Este campo permite especificar el impuesto de turismo que será aplicado en las facturas. Al activar este campo, en el pie de la factura aparecerá el total de dicho impuesto.

La impresión del total al pie, depende del modelo de factura que este usando. Los modelos 4000G y 4001G lo incluyen de forma predeterminada.

Antes de especificar el impuesto, es necesario dar el alta un servicio asociado a dicho impuesto. Donde se especifique el precio, el concepto asociado (de este tomará el tipo de iva y si el precio es iva incluido o no), etc…

 

Id Turismo: este campo es opcional y permite rellenar el identificador de turismo.

 

Tipo de Impuesto: indica el texto que sera impreso en la factura asociado al tipo de impuesto. Por defecto, se utiliza IVA, pero se puede cambiar por IGIC,IPSI o rellenar manualmente la cabecera del impuesto que necesitemos mostrar en la factura.

 

Logo Q de Calidad: si su establecimiento tiene concedida la Q de calidad, marque esta opción para mostrar este logotipo en su factura.

NotaLa funcionalidad de las últimas 4 opciones, solo esta disponible para los modelos 4000G y 4001G.

 

Descuentos

Esta sección permite configurar el número de descuentos a utilizar, y el orden en el que deben aplicarse los diferentes descuentos. El número máximo de descuentos es 5, permitiendo configurar el orden de los siguientes descuentos:

  • Tipo Cliente
  • Tarifa Pactada, Oferta, Cupo
  • Niños
  • Periodos de estancia

Si dos tipos de descuento tienen el mismo orden, el sistema aplicará el mayor.

Para completar la gestión de descuento puede utilizar la casilla “Bloquear Siguientes”, para que siguiendo el orden, al aplicar el descuento bloqueado no tenga en cuenta el resto.

 

Propina en Factura

Esta sección se debe utilizar si de forma automática se debe aplicar una propina en función de la factura. Las opciones de configuración son:

    • Porcentaje: la propina se calcula en base a un porcentaje
    • Importe fijo: aplica un importe fijo.

NotaSi se rellena el importe fijo y el porcentaje, se aplicará primero el importe fijo y luego se le sumará el importe resultante de aplicar el porcentaje a la factura.

    • Base de calculo: Esta sección permite indicar si el porcentaje de aplica sobre la base imponible o sobre el total factura.
    • Considerar como impuesto: si se marca esta opción, el total de la factura se calculo como BASE IMPONIBLE + IVA + PROPINA = TOTAL FACTURA siendo TOTAL PAGAR = TOTAL FACTURA. Sin embargo si no se marca, el calculo seria BASE IMPONIBLE + IVA = TOTAL FACTURA siendo el TOTAL A PAGAR = TOTAL FACTURA + PROPINA

NotaSi se necesita considerar algún concepto como exento de propina o aplicar un porcentaje diferente, se debe abrir el mantenimiento de conceptos. Hay que tener en cuenta que si no se personaliza el concepto, se aplica la configuración general.

 

Facturación a propietarios: Esta sección permite establecer el cliente a facturar que se utilizará en la facturación a propietarios y la serie de factura por defecto.

 

Modo anulación facturas: Esta sección permite configurar el comportamiento de la opción “Anular Factura” del modulo “Gestión de Facturas”. Hay 3 opciones disponibles:

  • Anular: borra las lineas de factura y la bases, pero deja la cabecera con importe 0.
  • Borrar: borra las lineas, las bases y la cabecera de la factura. Esta opción debe usarse con cuidado pues si no es la última factura dejará huecos en la númeración
  • Preguntar: antes de anular la factura, el sistema mostrará un mensaje para indicar si se quiere anular o borrar.
    NotaPor defecto, el modo predeterminado es “Borrar” para mantener compatibilidad con versiones anteriores a la 13.11.08.

 

5. Recepción

En la siguiente imagen se puede ver la sección de parámetros de recepción

Datos Recepcion

donde se puede configurar:

Concepto asociado a estancia: Este campo permite especificar el concepto que sera utilizado para generar los cargos asociados a la estancia.

NotaPor defecto, el valor de este campo es Estancia. Si necesita añadir o modificar los conceptos de factura abra la opción de Ficheros->Conceptos

Hora a partir de la cual, se considera un nuevo día de venta: este parámetro se utiliza para que al crear una nueva estancia, si la hora de entrada es inferior a la hora especificada en este parámetro, la fecha de entrada se establece automáticamente a la fecha del día anterior. Por ejemplo, si el valor es 10:00 y un cliente llega a las 6:00 del día 10, el sistema propondrá como fecha de entrada el día 09, es decir, amhotel generará un cargo pendiente para el día 9.

NotaRecuerde, que la fecha de entrada que se propone la podrá modificar según las necesidades de cada entrada.

Hora inicial a partir de la cual se contempla una estancia: este campo se utiliza en las salidas de los clientes, de forma que si el cliente sale después de la hora indicada en este parámetro, el sistema propondrá factura una noche adicional.

NotaAmhotel utiliza el formulario de finalización de estancia para marcar la casilla “Realizar un cargo más para el día de salida”. Marque o desmarque esta casilla en función de sus necesidades.

Intervalo de días entre la fecha de entrada y salida: El valor de este parámetro establece el número de noches que de forma predeterminada se asignarán a las nuevas estancias.

Permitir dar entrada en habitaciones sin finalizar: De forma predeterminada no se pueden dar nuevas entrada en habitaciones con estancias sin finalizar. Activando este parámetro, AmHotel permitirá realizar entradas sobre habitaciones que contengas estancias no finalizadas.

Al recepcionar avisar si la habitación esta sucia: Activando esta opción, al dar de alta una nueva entrada, Am/Hotel nos avisará si la habitación esta sucia.

Evaluar estado de salida: Este campo permite mostrar el formulario de evaluación del estado actual del hotel, mediante el cual se puede obtener un listado con las estancias no finalizadas.

NotaAl activar el parámetro, la evalución del estado se mostrará cada vez que acceda al formulario de estancias.

Excluir  a los bebes del parte de restaurante y resumen de ocupación: por defecto, los bebes se incluyen en el parte de restaurante y en el resumen de ocupación. Si desea excluir a los bebes de ambos informes, marque esta casilla.

Recalcular los movimientos de estancia solo cuando los cambios afecten a facturación: Cada vez que se realiza una modificación en una estancia/reserva, AmHotel recalcula los cargos en función de la estancia/reserva. Pero también, se pueden modificar directamente los cargos a través de la opción de Movimientos Estancia.

Si realiza cambios manuales en movimientos de estancia y después modifica la estancia para añadir observaciones, tiene que tener en cuenta que los cargos se recalculan y por tanto los cambios manuales se perderán. Para evitar esta situación, active este parámetro para que los cargos se recalculen solo cuando los cambios afecten a facturación, es decir, solo cuando cambie el cliente, la tarifa, el regimen, las fechas…

Usar movimientos de estancia manuales: Esta opción esta ligada a la anterior y lo que permite es que cuando se realiza un cambio sobre un movimiento de estancia, el cambio permanece aún cuando se realicen cambios que afecten a facturación.

NotaTenga mucho cuidado si activa esta opción, pues si realiza algún cambio en movimientos estancia, estos se marcarán como manuales y aunque modifique la tarifa de la estancia, se mantendrá el precio anterior.

Opciones panel de reservas: El formulario de estancias incluye un listado con las reservas pendientes de dar entrada. De forma predeterminada, solo se mostrarán las reservas que tengan prevista entrada en el día actual. Si amplia el número de días anterior a mostrar, podrá recepcionar reservas de días anteriores. Por ejemplo, si establece el número de días anteriores a 3 y el de días posteriores a 2, significa que podrá recepcionar reservas cuya fecha de entrada este entre (Fecha Actual – 3) y (Fecha Actual + 2)

Opciones tarifa personalizada: Esta sección consta de 3 opciones, que serán utilizadas como valores predeterminados en el modulo de tarifa pactada

Servicios diarios: La sección de servicios diarios consta de 6 servicios que serán utilizados como suplementos diarios en reservas/estancias. Estos servicios deben de darse de alta previamente en el modulo de Servicios.

NotaTiene que tener en cuanta que si cargamos un suplemento en una estancia, este cargará 1 suplemento por cada noche. Para gestionar de forma más personalizada los suplementos utilice las opciones de Gestión de Suplementos Avanzada incluidas en el formulario de reservas y estancias.

 

6. Reservas

En la siguiente imagen se puede ver la sección de parámetros de reserva

Reservas

donde se puede configurar:

Hora libre de mantención de reserva: Este parámetro establece la hora máxima para que un cliente realice su entrada en el hotel.

Días a mostrar en el planning: Permite establecer el número de días que se visualizarán en el planning de reservas. Por defecto, su valor es 31. El valor permitido debe estar entre 2 y 99.

NotaSi modifica esta valor por uno diferente a 30 o 31, se desactivará la opción de vista por quincenas.

A partir de la fecha actual: esta opción permite que el planning muestre desde la fecha actual hasta el número de días indicados (por defecto 31).

Intervalo entre la entrada y la salida: El valor de este parámetro establece el número de noches que de forma predeterminada se asignarán a las nuevas reservas

 

Días para considerar una reserva como no presentada: Cada reserva tiene una fecha de entrada, pero si el cliente no se presenta, este parámetro indica el número de días que se le mantiene la reserva, perido tras el cual la reserva pasa a estado “NO PRESENTADO”

NotaEste estado es asignado de forma automática a las reservas y se pueden obtener un listado en el informe de reservas no presentadas.

 

Generar localizador automáticamente: La reserva dispone de una campo denominado “Referencia” o “Localizador”, el cual le ayudará a localizar una reserva. Este localizador es un campo libre que puede utilizarlo de forma manual, o activar esta campo para que Am/Hotel le asigne un localizador numérico único.

 

Crear un cliente al añadir una reserva: En el formulario de reservas puede especificar un cliente ya registrado o rellenar su nombre, nif, telefono, sexo… sin necesidad de registrar el cliente. Si activa este parámetro y rellena los campos de identificación del cliente en la reserva, el sistema creará un cliente de forma automática, de esta forma agiliza el trabajo de su recepción.

 

Mail envío a Hotusa: este campo debe rellenarse solo si envía listados en formato Excel a Hotusa.

 

Colores en leyenda del planning: Esta sección muestra los colores de fondo de los 6 estados de las reservas y estancias. Por defecto, se muestran unos colores predeterminados. Utilice el botón “…” para modificar el color de los estados.

Orden habitaciones en planning: Esta opción permite establecer el orden en el que las habitaciones son mostradas en el planning. Se puede elegir entre

Habitación, Tipo Habitación y Nombre.

 

Mostrar estado de limpuieza en planning: Esta opción permite mostrar un indicador de estado de limpieza en cada habitación del planning de reservas.

 

Color predeterminado en agencias: Para facilitar la localización de las reservas de agencias en el planning, este parámetro permite establecer el color predeterminado de las reservas de agencias. (Para evitar conflictos con el color de fondo de los estados, el color de las agencias se aplica al texto)

NotaEn la ficha de agencias, hay un campo para especificar el color de la agencia. El color de este parámetro solo es utilizado si en su ficha no se ha establecido ningún color.

 

Parámetros para envío de reservas: el modulo de reservas incluye un botón para acceder al formulario de envio de reservas.

 

el cual se puede parametrizar con los siguientes campos:

1. Tipo de envio por defecto: Este selector incluye 3 estados (Confirmación, Cancelación o Modificación). Indique en este campo el envio de reserva más común.

 

2. Seleccionar impresora antes de imprimir: Este parámetro permite mostrar un selector de impresoras antes de imprimir.

 

3. Modelo: es el número de modelo utilizado para el envío de las reservas. El valor predeterminado es 0000G.

NotaEste modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte para la evaluación de dicho ajuste.

 

4. Textos Predefinidos: esta sección consta de 3 textos predefinidos para cada unos de los tipos de envio disponibles. Estos estos se pueden dar de alta en el modulo de Textos predefinidos

NotaUsar textos predefinidos agilizará el trabajo de envio de confirmaciones, pues permite incluir hasta 3 textos diferentes. Tenga en cuenta que estos textos se incluirán de forma predeterminada pero podrán modificarse en cada uno de los envios.

 

Configuración para reservas on-line: Si ha contrato el modulo de reservas on-line, estos parametros permiten configurar la comunicación entre Am/Hotel y el cliente de reservas online. Esta comunicación es a través de TCP/IP, por lo que para ello es necesario especificar la IP y el puerto. En el campo IP, debe especificar la IP del equipo el cual ejecuta el modulo “Cliente Reservas OnLine”. Mientras que el puerto es el 10100 (valor por defecto). Por último, la opción “Usar clientes en la plataforma web“, se debe activar cuando se necesita que los clientes que reservas a través de Internet puedan obtener un descuento en base al tipo de cliente. Esto requiere marcar que clientes son accesibles a través de la plataforma de reservas web, su clave de acceso inicial y un tipo de cliente (sera utilizado para calcular el descuento).

 

7. Centralita

En la siguiente imagen se puede ver la sección de parámetros de centralita

Datos Centralita

esta sección solo es necesaria si dispone de una centralita con una salida serie (COM) de las llamadas efectuadas, en caso afirmativo, los parámetros son:

 

NotaAntes de rellenar estos datos es necesario que examine la trama de datos devuelta por la centralita. Si no ha configurado la centralita, pulsa aquí para acceder al manual de configuración de la centralita.

 

Separador de la Fecha: como su propio nombre indica, establezca el separador de la fecha. Valores típicos para este campo son “/ o “

NotaSi la fecha no tiene separador, deje este campo vacío

 

Formato Fecha: utilice el selector de formatos para escoger el que más se ajuste a la fecha de la trama.

 

Separador Decimal: Examine el campo importe de la trama y rellene en este campo el símbolo de puntuación utilizado como separador decimal.

NotaPara que el importe de la llamada se cargue correctamente, es necesario especificar este valor.

NotaRecuerde que es necesario que la centralita devuelva el importe de la llamada en euros o pasos.

 

Precio por paso: Este campo se usa usa en aquellas centralitas que devuelven el número de pasos en lugar del importe.

NotaSi rellena este campo, AmHotel multiplica el importe de llamada por el valor “Precio por paso”. Por lo tanto, si su centralita devuelve el importe en euros, pero quiere incrementar el importe de la llamada un 20%, escriba en este campo el valor “1,2

 

Identificador de la línea: Para que amhotel recoja la llamada de la centralita, todos los datos (Extensión, fecha, hora, duración, teléfono, importe..) deben estar en la misma línea. Este campo solo es útil, si su centralita devuelve más de una línea por cada llamada, observe los datos devueltos por la centralita para determinar si la línea de datos empieza por algún identificador, en caso afirmativo rellene el campo con el identificador.

NotaRecuerde que si rellena este campo, solo se tendrán en cuenta aquellas líneas que empiece por el identificador.

NotaSi no sabe cual es el identificador exacto, le recomendamos que deje el campo vacío.

 

Concepto asociado al cargo de centralita: Especifique el concepto que será utilizado para generar el cargo.

 

Excluir las líneas con importe 0: Si activa esta casilla, aquellas llamadas de importe 0, no se tendrán en cuenta.

 

Activar gestión de centralita: Para activar la recogida de llamadas de la centralita, es necesario que marque esta casilla y que rellene el campo “Fichero de lecturas”

 

Programa generador de lecturas: AmHotel incluye un modulo independiente para la lectura de las llamadas de la centralita. Si utiliza otro programa diferente para recoger las llamadas, establezca su ubicación en este campo.

 

Fichero de lecturas: Este fichero de lecturas es generado de forma automática por el programa de lecturas, por ejemplo, el lector incluido en Am/Hotel genera un archivo denominado central.dat en el directorio de instalación de la aplicación (por defecto, c:\amsystem\amhotel\)

NotaSi no encuentra este archivo, puede deberse a que la configuración de la conexión con la centralita sea errónea.

NotaSi utiliza Char, como lector de centralita el archivo de lecturas suele llamarse llamadas.txt

NotaSi tiene varios equipos en red trabajando con AM/Hotel, la ubicación de este fichero debe ser accesible por todos, es decir, la ruta debería ser algo como

 

\\NOMBRE_PC_CENTRALITA\RECURSO_COMPARTIDO\AMSYSTEM\AMHOTE\central.dat

 

Acceso manual a centralita: esta opción desactiva el acceso automático a la centralita. Para cargar los datos de llamadas teléfonicas, hay que utilizar la opción “Centralita” Centralita incluida en los formularios de Cargos Pendientes, Facturación, Facturación Multiple y Movimientos Pendientes.

NotaEsta nueva opción solo esta disponible si se activa dicho parámetro.

 

Configurar centralita: Haga clic sobre este botón para acceder al modulo de configuración de la centralita.

 

Para aquellas centralitas que registren las llamadas internas, puede configurar el registro automático de limpieza y mantenimiento mendiante la centralita. Para ello debe configurar:

1. Identificador de limpieza: este identificador se utiliza para identificar los cargos de teléfono que son relativos a limpieza. Para que una línea sea considera como valida, esta debe comenzar por ID indicado en este campo.

NotaEste parámetro es opcional, ya que en caso de especificarlo, el sistema usará los códigos de limpieza dados de de alta y su ubicación dentro del fichero de lecturas de la centralita

2. Ubicación Limpieza/Mantenimiento: para el correcto funcionamiento del registro de limpieza/mantenimiento, es campo es necesario configurarlo indicando la ubicación del código de limpieza dentro trama telefónica. Los posibles valores son: Teléfono, Duración o Importe. Recuerde que en el mismo fichero se incluyen las tramas para llamadas y para limpieza. Una trama de teléfono debe incluir como mínimo Extensión, Fecha, Hora, Teléfono, Duración, Importe. Para el correcto registro de la limpieza, su trama asociada debe tener Extensión, Fecha, Hora e IdentificadorLimpieza. Como podrá observar, ambos tipos de trama comparten Extensión, Fecha y Hora, y el campo relacionado con el código de la limpieza debe aparecer en la trama como Teléfono, Duración o Importe. Un ejemplo de un fichero de llamadas que contiene ambos tipos de trama podría ser :

T 4002306111502000020 0,24999479854 
T 2002306111500000253 0,17999460701
T 0372906111501000522 0,72999370070
03729061115399101
03729061115499210

Esta trama utiliza T como identificador de llamada y E como identificador de limpieza. Don 037 representa la extensión, 290611 la fecha, 1539 la hora ,9101 el código de limpieza/mantenimiento, el cual esta ubicado en el campo Teléfono. Estos códigos son configurables en la centralita, y a continación se detalla como darlos de alta en Am/hotel.

3. Gestión de códigos de limpieza y mantenimiento: Este rejilla permite dar de alta, los códigos necesarios para el registro de limpieza y/o mantenimiento.

NotaNota: estos códigos previamente hay que configurarlos en la centralita (si desconoce como hacer contacte con su técnico de centralita para que le indique si su centralita es compatible con esta funcionalidad y como configurar dichos códigos). Para cada uno hay que indicar

a) Código: este es el identificador del tipo de limpieza o mantenimiento.

b) Tipo: indica si el código es para limpiza o mantenimiento. Si es de limpieza, se registra automáticamente una limpieza de habitación. Si es mantenimiento se guarda una incidencia de habitación (accesible desde el mantenimiento de habitaciones).

c) Tipo de Limpieza: si el Tipo=Limpieza, se puede indicar el tipo de limpieza como: Entrada, Salida, Tollas, Sabanas, Sucia

d) Estado de Mantenimiento: si el Tipo=Mantenimiento, se puede indicar el estado de mantenimiento como: Pendiente o Finalizado

e) Descripción: Texto libre que se mostrará como observaciones de la limpieza o mantenimiento.

 

8. Contabilidad

Esta solapa contiene los parámetros necesarios para la exportación a contabilidad. Actualmente la aplicación es compatible con Am/Conta, Contaplus, Drac, A3 y Zahen.

El aspecto de este formulario es:

Contabilidad

Número de dígitos: indica el número de dígitos contables.

NotaEs importante que antes de empezar a dar de alta clientes, empresas o agencias configure este parámetro correctamente, ya que al crear una ficha se asigna la cuenta contable en función del número de dígitos contables.

 

Cuenta Clientes, Cuenta Agencias, Cuenta Empresas y Cuenta Reservadores: la configuración de estos parámetros determinará la cuenta contable utilizada al exportar las facturas. Cada una de estas cuentas tiene 3 opciones

– Código Cliente: al exportar, la cuenta contable se toma del campo Cuenta Contable de la ficha de Clientes, Empresas, Agencias y Reservadores.

– Cuenta única: al exportar, la cuenta contable es siempre la misma y viene definida por el valor de este parámetro.

– Prefijo + código cliente: al exportar, la cuenta contable, esta se forma como unión del valor del parámetro y el código de cliente. Por ejemplo, si el valor del parámetro es 430 y el código de cliente es 1229 la cuenta contable exportada es 4301229.

Configure el resto de cuentas (Proveedores, Ventas, Compras, Efectivo, Cheque, Transferencia…) en función de sus necesidades.

 

Contabilizar fichas sin cuenta como varios: si contabilizamos por código cliente y la ficha no tiene cuenta contable, se utiliza la cuenta clientes varios.

 

Código de centro de coste: si usa Am/Conta con centros de coste, rellene este campo el código de centro de coste usado en Am/Conta.

 

Serie contable de facturas: este parámetro se utiliza para marcar las facturas exportadas con una serie.

NotaEste parámetro es útil para poder importar en la misma empresa de contabilidad datos de facturación de diferentes bases de datos de AmHotel.

 

Serie contable de tickets: este parámetro se utiliza para marcar los tickets exportados con una serie.

NotaEste parámetro es útil para poder importar en la misma empresa de contabilidad datos de tickets de diferentes bases de datos de AmTactil.

 

Contabilización por series: marque esta casilla para que la cuenta de ingresos se configure en función de la serie, el concepto o la tarifa. Para establecer dicha cuenta, haga clic sobre el botón “Configurar” y observe como se muestra el formulario de contabilización por series:

Contabilización por series

Para comenzar, pulse sobre Modificar y rellene la rejilla de contabilización por series. Como puede observar puede configurar la cuenta de ventas y el centro de costes, en función de la serie de factura, del concepto o de la tarifa. Cargue tantas líneas como necesite, al final, para guardar los datos pulse sobre Confirmar

 

Contabilización por conceptos y tipos de tarifa: por defecto, la aplicación toma la cuenta de ventas del parámetro “Cuenta de Ventas”, este comportamiento, se puede alterar usando la opción de Contabilización por series, explicada en el punto anterior. Pero si marca esta casilla, AmHotel permite usar la cuenta de ventas especificada en el concepto o en la tarifa.

 

Usar contabilización externa: la aplicación utiliza el formato AM/Conta de forma predeterminada. Si deseas utilizar otro formato, marca esta casilla y a continuación marque la casilla Contaplus, A3, Zahen, Drac, EuroWin o Agresso.

 

CCC predeterminada en cobros con tarjeta: este parámetro especifica la cuenta corriente predeterminada utilizada para el cobro con tarjetas.

 

Fichero de enlace contable: esta parámetro establece la ubicación del fichero de exportación.

 

9. Otros

En la siguiente imagen se puede ver la sección de otros parámetros

Otros Datos

a continuación se enumeran los parámetros incluidos en esta sección:

 

Datos para informe INE: La sección de INE incluye los campos que serán impresos en el informe de estadísticas del INE. Am/Hotel incluye un informe compatible con el solicitado por INE, de forma que el informe impreso puede ser enviado directamente a INE.

NotaSi prefiere rellenar los datos manualmente, imprima el informe de INE, y complete manualmente el informe impreso.

 

Lector de Documentos

Debido a la necesidad de los hoteles de agilizar el proceso de entrada mediante el uso de lectores de documentos tipo DNI, Pasaporte .. Am/Hotel ha integrado la captura de datos con los lectores Check-Service, Inhova y Gesvi. A continuación se detallan cada uno de ellos:

a) Check-Service: este sistema ha sido ideado por el banco Santander. Una vez adquirido y configurado el lector, es necesario especificar la IP y el puerto del equipo que ejecuta el API check-service. Si desea guardar una copia de las imagenes del DNI, espefiquela en el parámetro “Ruta Imagenes”.

b) Inhova: Para activar inhova, basta con hacer clic sobre la solapa “Inhova”, marcar la casilla “Activar” y especificar la IP y el puerto del equipo que ejecuta el iCap de Inhova.

c) Gesvi: Al igual que las anteriores, una vez adquirido el lector de documentos Gesvi, debe especificar la Ip y el puerto del equipo que ejecuta el GesviApi

c) IDBOX: tan solo es necesario especificar la ubicacion de la aplicación DRA de XACOM la cual genera las lecturas de documentos. De forma opcional se puede marcar si se quiere que las capturas sean importadas automáticamente, es decir, si se tiene abierta la ventana de clientes y se introduce el documento en el lector, automaticamente se cargarán los datos del documento capturado sobre la ficha actual. Para el correcto funcionamiento de la captura, es necesario tener iniciada la aplicación Documents_Reader.exe (Incluida en la carpeta \XACOM\DRA. Requiere tener instalado NET 4.0)

DRA XACOM

NotaAl cerrar la aplicación esta ejecutada en segundo plano y minimizada sobre el trybar de windows.

 

Cerradura Electrónica:

AmHotel ha integrado la entrada o ckeck-in con sistemas de cerradura electrónica del tipo Inhova y Vingcard. Para ello, en el modulo de check-in, se ha incluido el botón “Grabar Tarjeta” el cual permite grabar la tarjeta que será utilizada para abrir la puerta de la habitación.

a) Inhova: La integración con inhova permite la comunicación a través de PMS serie o TCP/IP. Para activar la cerradura electrónica de inhova, haga clic sobre la solapa Inhova, marque la casilla Activar, establezca el tipo de conexión, rellene los datos de conexión, especifique el nombre del operador de inhova y marque la opción “check-out” para que amhotel realice el proceso de check-out en inhova de forma automática.

NotaRecuerde que en la aplicación de inhova, es necesario activar la comunicación a través de PMS.

NotaSi tiene alguna duda sobre los parámetros de conexión con inhova, pongase en contacto con su distribuidor Inhova.

b) Vingcard: La integración con Vingcard permite la comunicación a través de PMS TCP/IP. Para activarlo, haga clic sobre la solapa VingCard, marque la casilla Activar, rellene la ip, el puerto del equipo que ejecuta la aplicación Vingcard Visión, el número de licencia…

NotaRecuerde que en la aplicación de VingCard, es necesario activar la comunicación a través de PMS TCP/IP.

NotaSi tiene alguna duda sobre los parámetros de conexión con VingCard, pongase en contacto con su distribuidor VingCard.

10. Control de Accesos

En la siguiente imagen se puede ver la sección de parámetros de control de acceso

Datos de Accesos

Am/Hotel permite controlar accesos mediante el uso de la aplicación Am/Accesos, el funcionamiento es el siguiente:

 

Cada vez que se realiza un check-in, AmHotel incluye una nueva solapa denominada Accesos donde se detallan las autorizaciones, antes de confirmar la estancia, puede realizar las modificaciones necesarias sobre dichas autorizaciones. Al grabar la estancia, Am/Hotel se comunicará con Am/Accesos para grabar las autorizaciones.

NotaLa configuración de los horarios y niveles de acceso se puede realizar en el mantenimiento de conceptos.

 

Para el correcto funcionamiento es necesario parametrizar:

 

Configuración SSB: Si su terminal es biométrico del tipo SSB, especifique la ip, el puerto y el número de equipo del terminal que será utilizado para capturar la huella de los clientes. Cada vez que se realiza un check-in, AmHotel capturará la huella de todos los alojados.

NotaSi desea excluir a los niños de la captura de huella, desmarque la casilla “Capturar huella a niños”

Configuración Ubicación Am/Accesos: Esta sección permite especificar la ubicación de la base de datos de Am/Accesos.

NotaRecuerde que Am/accesos trabaja tanto con Access como con SqlServer. Rellene esta sección en función del tipo de base de datos utilizada en Am/Accesos.

Comunicación con el controlador Am/Accesos: Para el correcto funcionamiento del control de accesos, el programa controlador, es necesario que siempre este en ejecución. Para que Am/hotel pueda comunicarse con el controlador de Am/Accesos, es necesario especificar la Ip y el puerto (1111) del equipo que ejecuta dicho controlador.