Planning cupos

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Manual software hotelero – Planning cupos

El software hotelero AM/Hotel facilita el trabajo con agencias de viaje a través del planning de cupos, este planning es similar al planning de reservas, y permite llevar un control diario de las habitaciones disponibles para cada agencia en función del cupo contratado.

 

Para acceder a esta opción puede utilizar la opción de menú “Procesos->Reservas->Planning de Cupos” o el botón de acceso directo Planning Cupos ubicado en la barra de botones superior de AM/Hotel

 

Planning de Cupos

 

Como puede observar en la imagen anterior, este modulo se divide en las siguientes secciones:

 

a) Cabecera

 

En esta sección se incluyen campos para filtrar el contenido del planning tales como:

 

1. Fecha Referencia: Esta fecha permite especificar la fecha de inicio del planning.

Por defecto, esta fecha se inicializa con la fecha actual.

 

2. Ver Detalle: activando esta opción, Am/Hotel muestra un pequeño texto de ayuda sobre la disponibilidad para cada cupo y día.

 

3. Cliente: Por defecto, el visor de estado de cupo muestra todas las agencias, utilice este selector de agencias para mostrar solo los cupos de una determinada agencia.

Este selector de clientes consta de un selector de grupo (Cliente, Empresa, Agencia..) y luego el selector de ficha.

 

Cabecera

 

b) Leyenda

 

Esta leyenda de colores muestra el significado de cada uno de los colores utilizados en el planning de cupos.

 

Leyenda colores

 

Actualmente no existen parámetros para configurar los colores utilizados en el planning de cupos.

 

c) Resumen de ocupación

 

Este panel muestra un resumen de ocupación diario. El aspecto de este panel se puede ver en la siguiente imagen

 

Resumen ocupación

 

donde se muestra la siguiente información diaria:

 

1. Estancias: Indica el número estancias registradas

 

2. Reservas: indica el número de reservas activas (confirmadas y sin confirmar)

 

3. Bloqueadas: muestra el número de habitaciones bloqueadas.

 

4. Ocupación Total: esta fila muestra el total de habitaciones ocupadas, se calcula como Estancias+Reservas+Bloqueos

 

5. Libres: Teniendo en cuenta el total de habitaciones, se muestra el número de habitaciones libres sin tener en cuenta los cupos. Su valor se calcula como Total Habitaciones – Ocupación Total

 

6. Libres-Cupos: Este dato es el realmente útil pues muestra cuantas habitaciones tengo libres, teniendo en cuenta las habitaciones ocupadas y los cupos contratados con agencias.

 

Con el fin de ayudar a identificar visualmente las semanas, se muestra un columna de color en todos los domingos del año.

 

d) Visor de estado de cupo

 

Este panel le ayudará a registrar la reserva de una agencia visualizando un planning mensual, tal como se muestra en la siguiente imagen

 

Visor Cupo

 

Este planning se organiza mostrando en la primera columna el código de tipo de habitación y el nombre de la agencia y en el resto de columnas (30 días a partir de la fecha de referencia) la disponibilidad por día. Observe como se muestra una línea para por cada tipo de habitación y cupo. Por ejemplo, en la imagen anterior podemos ver como el hotel tiene un cupo con la agencia Virginia Tour de forma que este incluye habitaciones individuales y triples. Para cada día, tipo de habitación y agencia se muestra

 

  •  Release: este periodo es configurable por agencia y especifica los días de antelación para el registro de una reserva. Por ejemplo, si es 01/09 y el release es de 5 días, indica que solo se deberían admitir reservas cuya entrada sea el día 06/09 o posterior.Si por necesidad, es necesario crear una reserva que incumpla el release, el sistema le avisará aunque le permitirá registrarla.

 

  •   Habitaciones disponibles: indica el número de habitaciones libres por agencia y tipo de habitación. Este dato se muestra de forma diaria y puede ser de 3 tipos:
    1. Habitaciones fijas: indica que habitaciones contratadas con la agencia es fijo. Los días muestran con el fondo de  color verde En la imagen anterior podemos ver como tenemos contratadas con agencias 2 habitaciones individuales, 2 triples y 3 dobles.
    2. Venta Libre: el sistema de venta libre se basa en que una agencia nos puede enviar reservas siempre que existan habitaciones libres y que cumplan el release. Estos días se muestran de color amarillo y en el lugar de mostrar el número de habitaciones se muestra el identificador VL.
    3. Habitaciones fijas + venta libre: Esta última opción es una combinación de las dos anteriores, permitiendo la venta libre, pero al cerrar la venta libre la agencia tiene aseguradas X habitaciones fijas. En el ejemplo anterior, se puede ver como la última línea muestra los días con el fondo amarillo (venta libre) y además tiene contradas 2 habitaciones triples.

 

  •  Cierre de ventas: Am/Hotel realiza el cierre de ventas de forma automática cuando una agencia ha completado su cupo en un día mostrandolos en color rojo. Adicionalmente, se puede realizar un cierre de ventas de forma manual, aunque la agencia no haya completado su cupo.  Si intenta registrar una reserva y en alguna de sus noches hay cierre de ventas, el sistema le avisará pero en caso necesario podrá grabar la reserva.

 

Este planning permite realizar las siguientes operaciones:

 

1. Mostrar un resumen del cupo

 

Para obtener un resumen del contrato de un cupo, marque la opción “Mostrar Detalle” y pase el ratón por el nombre de la agencia.

 

En la siguiente imagen se puede ver el resultado de pasar el ratón sobre el cupo “[DB] Virginia Tour”

 

Detalle Cupo

 

mostrando un panel amarillo que contiene el periodo de validez, total de habitaciones contratadas, si tiene venta libre, el tipo de habitación, el mínimo número de noches y los días de la semana permitidos (en el formato LMXJVSD).

 

2. Crear una nueva reserva

 

Este planning le ayudará a crear reservas de agencias pues le muestra para cada agencia el número de habitaciones disponibles por día y por tipo de habitación. El proceso es igual al del planning de reservas, es decir, haga clic sobre la fecha de inicio y arrastre el ratón hasta la última noche, a continuación, haga clic con el botón derecho y en el menú que aparece seleccione la opción “Reserva Sin Confirmar”o “Reserva Confirmada”

 

Nueva reserva

Si la fecha de entrada cumple el release y no hay cierre de ventas, se mostrará la ficha de reserva rellenando de forma automática el periodo de reserva, el tipo de habitación, la agencia y el número de habitación.

El número de habitación se calcula de forma automáticamente ofreciendo la habitación más óptima.

 Si durante el periodo de la reserva hay algún día con cierre de ventas, el sistema le avisará de tal situación y le pedira confirmación para grabar la reserva.

 

Una vez que la reserva se ha grabado, el resumen de ocupación y el estado día del cupo se actualizaran automáticamente.

 

3. Ver Detalle Disponibilidad

 

Para obtener el detalle sobre la disponibilidad de un día y agencia, marque la casilla “Mostrar Detalle” y, a continuación, pase el ratón por un día concreto y se mostrará una pequeño panel que le informa del número de habitaciones ocupadas y disponibles.

 

Ver Detalle

 

4. Cierre de ventas

 

Como ya comentamos antes, el cierre de ventas se realiza de forma automática cuando una agencia ha reservado el número de habitaciones que tenia contradas. A continuación vamos a explicar como realizar un cierre de ventas manual. Para ello, haga clic sobre la fecha de inicio y arrastre el ratón hasta la fecha de fin, a continuación, haga clic sobre el botón derecho y en el menú que aparece debe seleccionar una de las dos opciones para cerrar las ventas:

 

– Cierre de Ventas: permite cerrar ventas sobre un cupo con un número de habitaciones contratadas fijo.

– Cierre de Venta Libre: permite cerrar ventas sobre un cupo con venta libre.

 

Recuerde que un cupo puede configurar con venta libre y además con un número de habitaciones fijas. En este caso, primero se debe cerrar la venta libre y después cuando haya consumido su cupo de habitaciones fijas, debe proceder a cerrar ventas.

 

En la siguiente imagen podemos ver el aspecto inicial del formulario de cierre de ventas

Cierre de ventas

 

Donde puede especificar la siguiente información:

 

  • Motivo del cierre: Este campo lo puede rellenar de forma manual o utilizar el botón de Texto Fijo para asignar un texto pre-configurado.
      • Configuración mail destinatario: Esta sección contiene el nombre, el mail del destinatario y el asunto. Tanto el nombre como el mail se toma de la ficha de la agencia
      • Mensaje: este texto es una descripción del cierre de ventas, es decir, el periodo y el tipo de habitación. Am/Hotel rellena automáticamente este campo pero si lo necesita puede cambiarlo o utilizar el botón Texto Fijopara carga un texto predefinido

 

Una vez que ha completado todos los campos del formulario puede enviar un mail y/o simplemente registrar el cierre de ventas.

 

OPCIÓN DESCRIPCIÓN
Aceptar Registra el cierre de ventas el el periodo establecido y en el tipo de habitación. Observe que estos datos se muestran en la cabecera.
Enviar Mail Pulse sobre este botón para enviar un mail a la agencia con el motivo y la descripción especificada.
Salir Cierre el formulario sin realizar ningún cambio.

 

e) Opciones

 

OPCIÓN DESCRIPCIÓN
Imprimir Haga clic sobre esta opción para imprimir el resumen de ocupación y el planning de estado de cupo. La impresión se realiza sobre la impresora predeterminada
Actualizar En una instalación de red pueden existir varios ordenadores registrado reservas, estancias. Utilice esta opción para refrescar la información del resumen de ocupación y el estado de cupo.
Cierre el planning de cupos.