Planning

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Manual software hotelero – Planning

El planning de reservas es una de los módulos más usados en el software hotelero AM/Hotel, pues muestra un planning que organiza las reservas y estancias por habitaciones y fechas. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del planning de la base de datos tutorial:

 

Planning de reservas

 

Esta ventana se adaptará al tamaño de pantalla de disponible, en la imagen anterior la resolución es de 1024×768. Si usted usa una resolución mayor podrá ver más habitaciones y además el ancho de cada columna será superior. Le recomendamos que la resolución mínima del monitor sea de 1024×768, aunque también es compatible con 800×600.

 

El planning se divide en 5 zonas:

 

1) Filtros:

 

a) Mes y año: Utilice el selector de meses y de año para establecer el mes que desea visualizar. Por defecto, se muestra el mes actual.

 

b) Visualizar quincena: marque esta opción para mostrar los últimos 15 días del mes actual y los 15 primeros del mes siguiente.

Esta opción es muy útil si estamos en los últimos días del mes.

 

c) Mostrar detalle: Como podrá observar en el planning cada reserva/estancia incluye un texto que representa el número de reserva y el nombre del cliente.

En caso de ser una reserva, si no tiene asociado un cliente, se muestra el localizador o pasajero. En muchas ocasiones esta información es insuficiente, para ello marque la casilla “Mostrar Detalle” y al pasar el ratón por encima de una reserva/estancia, se mostrar un cuadro de color amarillo, tal como se muestra en la siguiente imagen

 

este panel muestra un informe detallado de la reserva/estancia.

 

Si desea acceder a la ficha de la reserva/estancia, basta con hacer doble clic sobre ella.

 

d) Visualizar anuladas: cuando un cliente anula la reserva, puede optar por borrarla (no recomendable) o por anularla. Si borra la reserva, esta no se podrá recuperar, pero si la anula puede recuperarla (en caso necesaria) y además puede utilizar estas anulaciones con fines estadísticos. Como ya se comento en la ficha de reservas esta tiene un campo estado, el cual incluye la posibilidad de anular la reserva. Una reserva anulada sigue estando registrada en la aplicación pero no se tiene en cuenta para la ocupación y la habitación se puede reutilizar para otras reservas.

 

Reserva anulada

El color predeterminado para una reserva anulada es el rojo, aunque se puede configurar.

 

e) Mostrar grupos: si ha utilizado la opción de reservas de grupos o estancias de grupos, marque esta opción para mostrar un pequeño triángulo naranja aquellas reservas/estancias que forman parte de un grupo. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de un grupo cuyo localizar se genera automáticamente. Como en este caso son un grupo, el localizador siempre empieza por “G”

 

Distinguir Grupos

 

f) Cambios habitación: en el modulo de estancias existe la posibilidad de realizar un cambio de habitación. Marque esta opción para marcar con un triángulo rojo, aquellas estancias con cambios de habitación.

 

Cambio habitación

Como podrá observar en la imagen anterior, si marca la opción “Mostrar Detalle” y se pasa el ratón por encima de la estancia, el panel de detalle muestra la habitación a la que el cliente se ha trasladado.

 

g) Distinguir agencias: con el fin de facilitar la búsqueda de reservas de agencia en el planning, marque esta casilla y el color del texto de las reservas cambiará en función del color especificado en su ficha o en caso de no haberlo configurado, se utilizará el color predeterminado.

 

Distinguir agencias

 

En la imagen anterior se muestra 2 reservas de agencia y una normal, observe como en las dos primeras el texto esta en negrita y además el color distinto al de las reservas normales.

En este caso ambas reservas vienen marcadas con un círculo azul, esto indica que son reservas descargadas a través del módulo de reservas on-line.

 

h) Tipo Habitación: por defecto, se muestran todas las habitaciones almacenadas, puede utilizar este filtro para mostrar solo las de un tipo concreto.

 

Tipo Habitación

 

2) Paneles informativos:

 

a) Ocupación: muestra un resumen de ocupación para el día seleccionado, el cual incluye el número de habitaciones libres, las ocupadas, el total de habitaciones y el número de personas alojadas. Para calcular la ocupación de otro día, haga clic sobre la cabecera de la fecha.

 

Panel ocupación

 

b) Selección: este panel muestra un resumen de la reserva o estancia que ha seleccionado en el planning. Para realizar la selección basta con hacer sobre la reserva/estancia.

 

Panel Selección

 

c) Última: este panel contiene el resumen de la última reserva almacenada.

 

Panel última reserva

 

3) Planning: esta es la zona principal, la cual muestra un planning de ocupación por habitaciones y fechas. Como podrá observar cada día tiene 2 columnas, la primera para la salida y la segunda para la entrada. Este formato es necesario pues una misma habitación puede tener dos movimientos diferentes en el mismo día, es decir, un cliente que sale y otro que entra. incluye las siguientes funcionalidades:

 

a) Configurar el número de días del planning: por defecto, se muestran los datos del mes actual de forma que el número de días depende del mes en curso. Este comportamiento lo puede configurar cambiando el parámetro “Días Planning”. En la siguiente imagen se muestra un planning configurado para 15 días. Observe como el espacio asignado a cada columna se ajusta a la resolución de pantalla.

Esta opción es muy útil si necesita maximizar el espacio de texto disponible para cada reserva/estancia.

 

Planning 15 dias

 

b) Crear una nueva reserva: Para añadir una nueva reserva, basta con hacer clic sobre la fecha de entrada y la habitación, a continuación, arrastrar el ratón hasta la fecha de salida (observe como el periodo se marca en color azul), hacer clic con el botón derecho y en el menú que aparece debe seleccionar la opción “Reserva sin confirmar” o “Reserva confirmada”.

 

Nueva Reserva

 

Si ha seguido los pasos correctamente, debe mostrarse el formulario para reserva de planning donde debe completar los datos de la reserva y pulsar sobre el botón “Aceptar” para guardarla.

 

c) Separador de semanas: Am Hotel marca todos los sábados y domingos con un fondo diferente al resto de días con la idea de identificar visualmente las semanas.

 

 

d) Fecha Actual: por defecto la fecha actual se marca de color azul, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Fecha Actual

 

e) Visor Temporadas: En la parte superior del planning, se muestra una pequeña banda que muestra la temporada asociada a cada uno de los días. El color utilizado para distinguir las temporadas se toma de configuración de los tipos de temporada.

 

Temporada

 

 

f) Bloqueo de habitaciones: Si necesita bloquear una o varias habitaciones durante un periodo, haz clic con el ratón sobre la fecha de inicio y la habitación de inicio, a continuación, arrastre el ratón hasta la fecha de fin y habitación final (Observe como el periodo seleccionado se marca en color azul), haga clic sobre el botón y en el menú que aparece seleccione la opción “Bloquear Habitaciones”. Ahora observe como se muestra el formulario de bloqueo de habitaciones

 

Bloqueo de habitaciones

 

observe como Am/Hotel rellena de forma automática todos los campos necesarios. Para efectuar el bloqueo de las habitaciones, simplemente haga clic sobre el botón “Aceptar”. Recuerde que antes de confirmar el bloque puede realizar cambios tanto en las habitaciones, como en el periodo…

 

Tenga en cuenta que el motivo de cambio, solo se registra como una incidencia del registro de incidencias.

Para bloquear una habitación, el campo Estado debe contener el valor “Bloqueada”.

Cuando el bloqueo se realiza desde el planning, el campo motivo, se rellena automáticamente con el literal “Bloqueada desde planning de reservas”. Para una mejor gestión de los bloqueos, cambie el motivo del bloqueo según sus necesidades.

 

Una vez que ha completado todos los pasos, el bloque se muestra en el planning como una banda de color gris que impide que se puedan crear reservas/estancias.

 

Bloqueo

 

Para anular un bloque existente, utilice la opción bloqueo de habitaciones y en el campo estado seleccione la opción “Libre”.

 

g) Confirmación de una reserva sin confirmar: para marcar una reserva como confirmada basta con hacer clic sobre ella, pulsar el botón derecho y en el menú que aparece seleccionar la opción “Confirmada”. En función de la configuración de colores del planning, el color de la reserva cambiará a “Reserva Confirmada”.

 

Menu reserva sin confirmar

 

h) Realizar entrada (check-in) de una reserva: el planning de reservas permite efectuar la entrada (check-in) de una reserva siempre que la fecha de entrada coincida con al fecha actual. Para ello, haga clic sobre la reserva, pulse el botón derecho y en el menú que aparece

 

Dar Entrada

 

seleccione la opción “Dar Entrada”, tras lo cual se mostrará el formulario de recepciones. Utilicelo para completar la entrada del cliente en el hotel.

 

Recuerde que una vez realizado el check-in de una reserva, esta se marca como “Registrada”, pero no se borra. Este proceso se realiza de esta forma para que en el caso de borrar la recepción, se mantenga la reserva original.

 

i) Reserva múltiple: Si necesita crear varias reservas puede hacerlo a través de la opción de Reservas de Grupo o utilizar el planning. Si utiliza el planning el procedimiento es igual que el utilizado para crear una reserva, pero en vez de seleccionar una habitación, puede seleccionar varias (tenga en cuenta que las habitaciones a reservar deben estar juntas en el planning). En la siguiente imagen podemos ver el resultado de una selección para 5 habitaciones. Una vez que ha seleccionado el periodo y las habitaciones, haga clic con el botón derecho y en el menú que aparece seleccione el tipo de reserva (Confirmada o Sin Confirmar). A continuación se mostrará un formulario para completar los datos de la reserva

 

Reserva multiple

 

Todas las reservas creadas a través de este método serán iguales a excepción del número de habitación.

Si necesita hacer cambios sobre una reserva concreta, haga clic clic sobre ella y se mostrará la ficha de la reserva con todos sus datos. Para modificarla, haga clic sobre el botón “Modificar”

 

j) Consultar resumen ocupación diaria: para obtener un resumen de ocupación de un día concreto, haga clic en la cabecera del día (observe como se muestra una columna de color azul que selecciona todo el día) y el primer panel

 

Panel ocupación

 

mostrará información útil sobre disponibilidad: habitaciones libres, ocupadas, total de habitaciones y el pax.

 

k) Mover una reserva de habitación o fecha: para cambiar cualquier dato de una reserva, puede hacer doble clic sobre ella, y en la ficha que aparece realizar cualquier modificación. Pero si el cambio a realizar es solo de fecha o habitación, puede hacerlo directamente desde el planning. Para ello haga clic en la reserva para seleccionarla, ahora haga clic con el botón derecho en la parte izquierda de la reserva y mantengalo pulsado (observe como el icono del ratón cambia). Por último, arrastre la reserva hasta la nueva ubicación.

 

l) Acceder la ficha de una reserva o estancia:Para mostrar la ficha de una reserva o estancia, haga doble clic sobre la reserva.

 

4) Leyenda de colores:

En la parte inferior del planning se muestra una leyenda que explica los colores utilizados en las reservas y estancias. Am/Hotel tiene una combinación predeterminada de estos colores, pero si lo desea puede cambiarlos a través de los parámetros de empresa.

 

Leyenda

 

5) Barra de opciones: en la parte inferior tiene disponible las siguientes opciones:

 

OPCIÓN DESCRIPCIÓN
Periodo anterior Muestra el periodo anterior, teniendo en cuenta el número de días configurados para el planning.Por defecto, se muestran meses completos. En este caso el botón anterior muestra el mes anterior.
Siguiente Periodo Muestra el periodo siguiente, teniendo en cuenta el número de días configurados para el planning.Por defecto, se muestran meses completos. En este caso el botón anterior muestra el mes siguiente.
Imprimir Utilice esta opción para imprimir en panel una copia del planning.

Esta opción reajustará de forma automática el ancho del planning para impresión en A4.

Para facilitar la legibilidad del planning impreso, este  se puede realizar el varias hojas, imprimiendo en cada una de ellas un subconjunto de habitaciones.

Actualizar Utilice esta opción para refrescar las reservas y estancias del planning.
Salir Esta opción cierre el planning.