Recepciones grupo

Estás en:

Manual software hotelero – Recepciones grupo

El software hotelero AM/Hotel gestiona las recepciones de grupo, facilitando el check-in grupal, permitiendo asignar diferentes tarifas, habitaciones de las disponibles en el PMS AM/Hotel

Esta opción es accesible a través de la opción de menú Ficheros->Recepciones->Recepciones de Grupo, o utilizando el acceso directo Acceso Directo a Recepciones de Grupo ubicado en la barra de botones superior (Debajo del menú de opciones general). En la siguiente imagen podemos ver una recepción de grupo:

 

Recepciones de Grupo / Check-IN Grupo

 

Este modulo es muy útil cuando necesite dar entrada a un grupo de habitaciones (cuyo cliente a facturar sea el mismo) o dar la entrada a un grupo de reservas. De esta forma se simplifica el proceso de gestión, entrada, y facturación.   Todas las habitaciones de un grupo, se almacenan como recepciones/estancias individuales de forma que puede modificar una estancia concreta, buscandola en recepciones.

Para distinguir a los grupos en el planning de reservas, marque la casilla “Distinguir Grupos” y AmHotel visualizará una marca gráfica en todas las estancias que formen parte de un grupo.

 

En la imagen anterior podemos ver como el formulario se divide en 5 secciones:

 

– Barra de opciones superior: las principales opciones son:

1) Tarifa Pactada: Esta opción Tarifa Pactada permite personalizar el precio especificando un precio manual.

 Recuerde que el precio que establezca se aplicará para cada una de las habitaciones.

 

2) Ofertas: Para ver un listado con las ofertas compatibles con los datos de la estancia, haga clic sobre el botón Ofertas.

 

Datos del grupo:

 

Número de Recepción Grupo: este código se calcula automáticamente e indica el código interno de la recepción de grupo.

 

Periodo de la recepción: incluye la fecha de entrada y salida prevista. Cada vez que se añade una recepción de grupo, la fecha de entrada se rellena automáticamente con la fecha actual y como fecha de salida prevista depende del número de días predeterminado en los parámetros.

 

Hora de Entrada: este campo permite registrar la hora real de entrada del grupo.

De forma predeterminada se rellena con la fecha actual del sistema.

 

Cliente: utilice esta campo para especificar al cliente principal del grupo. Si el cliente ya existe en la base de datos, puede utilizar el botón “…” para buscarlo en la lista de clientes.

 

Empresa, Agencia y Tour Operador: estos campos no son necesarios pero puede rellenarlos para indicar la procedencia del grupo. Recuerde que estos campos no representan al cliente a facturar.

Rellenar estos campos permite utilizar los filtros de empresa, agencia y touroperador del informe de facturas.

 

Cliente Facturar: este campo consta de un selector para el tipo de cliente (Cliente,Empresa,Agencia…) y de un selector de clientes donde debe establecer el cliente a facturar.

 

Tipo Tarifa: Esta campo permite registrar la tarifa a utilizar. Esta tarifa es a nivel general, es decir, al añadir habitaciones se utilizará como tarifa predeterminada aunque en caso necesario puede utilizar una tarifa diferente para cada habitación.

 

Usar Tarifa tipo habitación: Este botón solo esta visible si ha configurado tarifas por tipos de habitación. Si marca esta casilla no se tendrán en cuenta las tarifas por temporada, en su lugar se utilizarán las tarifas por tipos de habitación

 

Regimen: Indique el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A), Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensión (MP) o Pensión Completa (PC)

Si escoge la opción MP o PC, puede elegir la comida de entrada. Este dato es importante para una correcta impresión del informe de restaurante.

 

Comida de Entrada: Este campo solo esta disponible si el regimen es MP o PC, y permite registrar la comida escogida por el cliente el día de entrada.

Por ejemplo, si escoge PC con cena, el último día tendrá desayuno y almuerzo. Por el contrario si escoge almuerzo, el último día solo dispondrá de Desayuno.

 

Pax: Esta sección permite desglosar el pax total del grupo especificando el número de adultos, niños y bebes.

 

Observaciones: este es un campo de uso libre para almacenar cualquier dato adicional de la recepción de grupo no incluido en los campos anteriores.

 

Si realiza cambios sobre el cliente, regimen o tipo de tarifa, AmHotel le preguntará si desea actualizar todas las habitaciones.

 

– Habitaciones : En la parte inferior se muestra una rejilla con un listado de las habitaciones que se van a incluir en el grupo. En la siguiente imagen se muestra un listado con 3 habitaciones dobles

 

Habitaciones Grupo

 

 

Para cada recepción puede especificar la siguiente información:

 

a) Tipo Habitación: Indica el tipo de habitación. Para seleccionar un tipo concreto haga clic, y cuando aparezca el botón “…”, haga clic sobre el para mostrar el selector de tipos de habitación.

Recuerde que este listado también se puede sacar, pulsando la tecla ALT+FechaAbajo

 

b) Habitación: Indica el número de habitación. Puede rellenarlo manualmente o hacer clic sobre el botón “…” para obtener un listado de habitaciones libres.

 

c) Cliente: indique el cliente principal que se alojara en cada habitación. Si es un cliente nuevo, basta con escribir el nombre y AM/Hotel creara cada cliente de forma automática.

De forma predeterminada se asignara el cliente del grupo.

 

d) Tarifa: Indica la tarifa que utilizará la habitación.

Recuerde que de forma predeterminada la tarifa se toma del grupo, aunque en caso necesario puede cambiarla en cada una de las habitaciones.

 

e) Regimen: esta columna permite indicar el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A),Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensión (MP) o Pensión Completa (PC)

 

f) Adultos: indica el número de adultos que se alojarán en la habitación .

 

g) Niños: indica el número de niños que se alojarán en la habitación.

Tenga en cuenta que los niños pueden tener asociado un descuento para niños.

h) Bebés: indica el número de bebés que se alojarán en la habitación.

Tenga en cuenta que los bebés pueden tener asociado un descuento para niños.

 

i) Incluir: Este campo permite indicar que habitaciones del listado se asociarán al grupo. Por defecto, todas las habitaciones vienen con esta columna activa.

Esta columna permite dar entrada a un grupo de forma gradual. Por ejemplo, si un grupo consta de 10 habitaciones y llegan primero los clientes de 4 habitaciones, puede realizar la entrada de las 4 habitaciones y dejar el resto para una segunda entrada. De esta forma se pueden realizar las entradas de grupo que sean necesarias.

 

j) Comida de Entrada: Si el regimen especificado es MP o PC, puede utilizar esta columna para especificar la comida (cena o almuerzo) del día de entrada.

Rellenar este campo ayudará a que el informe de parte de restaurante sea más exacto.

 

Este listado de habitaciones puede rellenarlo manualmente o  utilizar el selector de habitaciones libres. Para ello haga clic sobre el botón “Seleccionar habitaciones Libres”.

 

Cargar Habitaciones Libres

 

Se mostrará un pequeño resumen de ocupación por tipo de habitación y un listado que visualiza todas las habitaciones libres agrupandolas por tipo de habitación. Para seleccionar una habitación basta con hacer clic sobre ella y el color de fondo cambiará a verde. Si vuelve a hacer clic sobre la misma habitación, esta se deseleccionará y pasará a color blanco.

 

Una vez que ha seleccionado todas las habitaciones del grupo, haga clic sobre el botón “Cargar” o pulse F9, y las habitaciones se añadirán a la rejilla de habitaciones libres. Como el selector de habitaciones solo permite elegir el número de habitación, el resto de datos (localizador, tarifa, regimen…) se tomarán de la reserva de grupo. En caso necesario puede cambiar manualmente cualquier dato de la habitación  (pasajero, tarifa, regimen…).

Si vuelve a pulsar sobre el botón “Seleccionar habitaciones Libres”, el selector mostrará las habitaciones que selecciono previamente.

 

– Conceptos Contratados: Este listado muestra los conceptos que serán considerados como contratados o fijos. De forma predeterminada el listado contiene aquellos conceptos que han sido configurados como contratados. Puede utilizar el botón “+”,”-” para añadir o eliminar conceptos del listado de contratados, o utilizar el botón “Todo incluido” para que todos los conceptos sean considerados como fijos.

Los cambios afectaran solo al grupo actual.

 

Conceptos Contratados

 

Recuerde que todos los conceptos incluidos en la lista se facturarán al cliente a facturar mientras que el resto se facturara a cada una de las habitaciones.

 

 

– Reservas de Grupo: En la parte derecha de este formulario se muestra un listado con las reservas de grupo que hay pendientes de recepcionar. Para dar entrada a un grupo de reservas, haga doble clic sobre el grupo y se añadirá una nueva recepción de grupo con los datos de la reserva de grupo recepcionada.

 

Por defecto, el listado muestra los grupos que se pueden recepcionar hoy. Para cambiar este comportamiento puede configurar el número de días anteriores a mostrar y el número de días posteriores.

 

– Información adicional: este panel muestra un resumen sobre el tipo de tarificación aplicado al grupo

 

Informacion adicional

 

Recuerde que este panel solo es visible cuando en la recepción se utiliza un precio basado en descuento por tipo de cliente, tarifas por tramos, tarifa pactada, oferta o tarifa por tipo de habitación