Reserva grupo

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Manual software hotelero – Reserva grupo

El software hotelero AM/Hotel permite gestionar reservas de grupos facilitando su gestión en el PMS AM/Hotel

Esta opción es accesible a través de la opción de menú Ficheros->Reservas->Reservas Grupo, o utilizando el acceso directo Acceso directo a reservas de grupoubicado en la barra de botones superior (Debajo del menú de opciones general). En la siguiente imagen podemos ver una reserva de grupo:

 

Reservas Grupo

 

Este modulo es muy útil cuando necesita crear más de una reserva para un mismo cliente, de forma que se simplifica el proceso de gestión, entrada, y facturación.   Todas las reservas de un grupo, se almacenan como reservas individuales de forma que puede modificar una reserva con concreata, buscandola en el mantenimiento de reservas.

Para distinguir a los grupos en el planning de reservas, marque la casilla “Distinguir Grupos” y AmHotel visualizará una marca gráfica en todas las reservas que formen parte de un grupo.

 

En la imagen anterior podemos ver como el formulario se divide en 4 secciones:

 

– Barra de opciones superior: las principales opciones son:

1) Tarifa Pactada: Esta opción Tarifa Pactada permite personalizar el precio especificando el precio manual.

 Recuerde que el precio que establezca se aplicará para cada una de las habitaciones.

 

2) Ofertas: Para ver un listado con las ofertas compatibles con los datos de la reserva, haga clic sobre el botón Ofertas.

 

– Datos del grupo:

 

Localizador: rellene este campo con un identificador que le ayude a identificar la reserva.

Puede rellenar esta campo manualmente o activar el parámetro “Generar localizador” para que este campo se rellene automáticamente.

La longitud máxima para esta referencia es de 50 caracteres alfanuméricos.

 

 

Estado: indica el estado de la reserva de grupo, se puede elegir entre “Sin Confirmar”,”Confirmada” y “Anulada”. Los 2 primeros estados se usan para indicar el estado de una reserva de grupo activa y pendiente de recepcionar. El estado “Anulada” se utiliza para anular la reserva de grupo y reutilizar las habitaciones para otros clientes.

Le recomendamos que cuando un cliente le cancele una reserva, la marque como anulada en lugar de borrarla.

 

Número Reserva: este código se calcula automáticamente e indica el código interno de la reserva de grupo.

 

Periodo de la reserva: contiene la fecha de entrada y salida prevista para la reserva. Cada vez que se añade una reserva de grupo, la fecha de entrada se rellena automáticamente con la fecha actual y como fecha de salida prevista depende del número de días predeterminado en los parámetros.

 

Cliente: utilice esta campo para especificar al cliente principal del grupo. Si el cliente ya existe en la base de datos, puede utilizar el botón “…” para buscarlo en la lista de clientes.

Este campo no es necesario rellenarlo, en su lugar puede utilizar el localizador general del grupo, o rellenar la rejilla inferior con el viajero que ocupará cada una de las habitaciones

 

Empresa, Agencia y Tour Operador: estos campos no son necesarios pero puede rellenarlos para indicar la procedencia de la reserva. Recuerde que estos campos no representan al cliente a facturar.

Rellenar estos campos permite utilizar los filtros de empresa, agencia y touroperador del informe de facturas.

 

Cliente Facturar: este campo consta de un selector para el grupo del cliente (Cliente,Empresa,Agencia…) y de un selector de clientes donde debe establecer el cliente a facturar.

Si el cliente a facturar esta incluido en un cupo activo se activará el botón  y AmHotel, intentara aplicar los precios del cupo (siempre que sea posible y que se cumple el orden de preferencia en tarifas). Para decidir manualmente, si aplicar el cupo o no, haga clic sobre el botón anterior y se mostrará el formulario de detalle de cupo

 

Este no tiene porque coincidir con el cliente alojado.

 

Tipo Tarifa: Esta campo especifica la tarifa a utilizar. Esta tarifa es a nivel general, es decir, al añadir reservas se utilizará como tarifa predeterminada aunque en caso necesario puede utilizar una tarifa diferente para cada habitación.

 

Usar Tarifa tipo habitación: Este botón solo esta visible si ha configurado tarifas por tipos de habitación. Si marca esta casilla no se tendrán en cuenta las tarifas por temporada, en su lugar se utilizarán las tarifas por tipos de habitación

 

Regimen: Indique el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A), Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensión (MP) o Pensión Completa (PC)

Si escoge la opción MP o PC, puede elegir la comida de entrada. Este dato es importante para una correcta impresión del informe de restaurante.

 

Comida de Entrada: Este campo solo esta disponible si el regimen es MP o PC, y permite registrar la comida escogida por el cliente el día de entrada.

Por ejemplo, si escoge PC con cena, el último día tendrá desayuno y almuerzo. Por el contrario si escoge almuerzo, el último día solo dispondrá de Desayuno.

 

Pax: Esta sección permite desglosar el pax total del grupo especificando el número de adultos, niños y bebes.

 

Observaciones: este es un campo de uso libre para almacenar cualquier dato adicional de la reserva de grupo no incluido en los campos anteriores.

 

Si realiza cambios sobre el localizador, cliente, regimen o tipo de tarifa, AmHotel le preguntará si desea actualizar todas las habitaciones.

 

 

Reserva de habitaciones libres:

En la parte inferior se muestran 2 rejillas de datos, la primera contiene un listado con las habitaciones que se van a reservar en el grupo. Como puede observar en la siguiente imagen se puede ver que la reserva de grupo incluye 4 habitaciones dobles, 1 individual y una triple.

 

Selección de habitaciones libres

 

Para cada reserva puede especificar la siguiente información:

 

a) Tipo Habitación: Indica el tipo de habitación a reservar. Para seleccionar un tipo concreto haga clic, y cuando aparezca el botón “…”, haga clic sobre el para mostrar el selector de tipos de habitación.

Recuerde que este listado también se puede sacar, pulsando la tecla ALT+FechaAbajo

 

b) Habitación: Indica el número de habitación. Puede rellenarlo manualmente o hacer clic sobre el botón “…” para obtener un listado de habitaciones libres.

 

c) Localizador: Campo que identifica la reserva, este localizador no tiene porque coincidir con el localizador de la reserva de grupo, aunque de forma predeterminada se rellena con el del grupo.

 

d) Pasajero: permite especificar el cliente alojado sin necesidad de darlo de alta como cliente.

En la mayoría de los casos, el cliente no se da de alta hasta el check-in. De esta forma optimizara su fichero de clientes.

 

e) Cliente: si el cliente ya esta dado de alta, puede seleccionar del listado de clientes, y asignarlo a la habitación.

 Para cada habitación, es necesario especificar el localizador o el pasajero o el cliente. Si no especifica ninguno, la reserva no se creará.

 

f) Tarifa: Indica la tarifa que utilizará la habitación. En  la imagen anterior, podemos ver  como las habitaciones dobles usan la tarifa doble, mientras que las triples utilizan la triple.

 

g) Regimen: esta columna permite indicar el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A),Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensión (MP) o Pensión Completa (PC)

 

i) Adultos: indica el número de adultos que se alojarán en la habitación .

 

j) Niños: indica el número de niños que se alojarán en la habitación.

Tenga en cuenta que los niños pueden tener asociado un descuento para niños.

k) Bebes: indica el número de bebes que se alojarán en la habitación.

Tenga en cuenta que los bebes pueden tener asociado un descuento para niños.

 

l) Incluir: Este campo permite indicar que habitaciones del listado se asociarán al grupo. Por defecto, todas las habitaciones vienen con esta columna activa.

 

m) Comida de Entrada: Si el regimen especificado es MP o PC, puede utilizar esta columna para especificar la comida (cena o almuerzo) del día de entrada.

Rellenar este campo ayudará a que el informe de parte de restaurante sea más exacto.

 

Si la reserva de grupo se registra a una agencia, y esta tiene asociado un cupo, se añadirá una nueva columna para decidir manualmente, si aplicar el cupo o no, haga clic sobre el botón “…” de la columna “Cupo” y se mostrará el formulario de detalle de cupo

 

Cupo Reserva Grupo

En la imagen anterior podemos ver como una habitación se descontará del cupo mientras que la otra se marca como venta libre.

 

Este listado de habitaciones puede rellenarlo manualmente o  utilizar el selector de habitaciones libres. Para ello haga clic sobre el botón “Seleccionar habitaciones Libres”.

 

Cargar Habitaciones Libres

 

Se mostrará un pequeño resumen de ocupación por tipo de habitación y un listado que visualiza todas las habitaciones libres agrupandolas por tipo de habitación. Para seleccionar una habitación basta con hacer clic sobre ella y el color de fondo cambiará a verde. Si vuelve a hacer clic sobre la misma habitación, esta se deseleccionará y pasará a color blanco.

 

Una vez que ha seleccionado todas las habitaciones del grupo, haga clic sobre el botón “Cargar” o pulse F9, y las habitaciones se añadirán a la rejilla de habitaciones libres. Como el selector de habitaciones solo permite elegir el número de habitación, el resto de datos (localizador, tarifa, regimen…) se tomarán de la reserva de grupo. En caso necesario puede cambiar manualmente cualquier dato de la habitación  (pasajero, tarifa, regimen…).

Si vuelve a pulsar sobre el botón “Seleccionar habitaciones Libres”, el selector mostrará las habitaciones que selecciono previamente.

 

– Reserva rápida de habitaciones: Esta segunda rejilla permite añadir reservas sin necesidad de especificar el número de habitación. Como podemos ver en la siguiente imagen, se reservarán 3 habitaciones individuales

 

Reserva rápida

 

donde para cada reserva puede especificar:

a) Tipo Habitación: indica el tipo de habitación. Para establecer un tipo, haga clic sobre el botón “…”.

 

b) Número de habitaciones: rellene esta columna con el número de habitaciones a reservar

 

c) Tarifa: Indica la tarifa que utilizaran las habitaciones. En  la imagen anterior, podemos ver  como las habitaciones individuales usan la tarifa individual

 

d) Regimen: esta columna permite indicar el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A),Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensión (MP) o Pensión Completa (PC)

 

e) Pasajero: permite especificar el cliente alojado sin necesidad de darlo de alta como cliente. Recuerde que el pasajero se asignará a cada una de las habitaciones.

En la mayoría de los casos, el cliente no se da de alta hasta el check-in. De esta forma optimizara su fichero de clientes.

 

f) Adultos: indica el número de adultos que se alojarán en cada una de las habitaciones

 

g) Niños: indica el número de niños que se alojarán en cada una de las habitaciones.

Tenga en cuenta que los niños pueden tener asociado un descuento para niños.

 

h) Bebes: indica el número de bebes que se alojarán en cada una de las habitaciones.

Tenga en cuenta que los bebes pueden tener asociado un descuento para niños.

 

i) Incluir: Este campo permite indicar que habitaciones del listado se asociarán al grupo. Por defecto, todas las habitaciones vienen con esta columna activa.

 

j) Comida Entrada:Si el regimen especificado es MP o PC, puede utilizar esta columna para especificar la comida (cena o almuerzo) del día de entrada.

Rellenar este campo ayudará a que el informe de parte de restaurante sea más exacto.

 

La reserva rápida le ayudará en la creación de un grupo ya que tan solo es necesario especificar el número de habitaciones de cada tipo. Esta se reserva se muestra en el planning al final del planning, mostrando el símbolo “?” junto al número de reserva. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del planning al mostrar las 3 reservas individuales.

 

Reservas sin Habitación

 

– Opciones:

 

1)Enviar: utilice esta opción para enviar un mail/fax de confirmación, anulación o modificación del grupo actual. Esta opción puede utilizarla tantas veces como sea necesario.

 

2)Proforma: utilice esta botón para emitir una factura proforma con el precio del grupo actual. Esta botón tiene un doble uso, es decir, la primera vez da acceso al formulario de creación de proforma, pero una vez creada, si vuelve a pulsarlo, se mostrará el formulario de gestión facturas proforma.

Si la reserva ya tiene una factura proforma asociada y necesita volver a crear una nueva, debe anular previamente la proforma anterior.

 

– Información adicional: este panel muestra un resumen sobre el tipo de tarificación aplicado al grupo

 

Informacion adicional

 

Recuerde que este panel solo es visible cuando en la reserva se utiliza un precio basado en descuento por tipo de cliente, tarifas por tramos, tarifa pactada, oferta o tarifa por tipo de habitación