Reservas

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Manual software hotelero – Reservas

El software de gestión hotelera AM/Hotel gestiona las fichas de reservas o check-in para su utilización en todo el PMS AM/Hotel.

Este modulo es uno de los más importantes del AM/Hotel, pues permite registrar todas las reservas recibidas en el hotel. Este formulario es accesible desde la opción de menú “Procesos->Reservas->Reserva” o desde el acceso directo Acceso directo a reservas. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario:

Reservas

este módulo permite registrar la reserva de un cliente, si necesita crear una reserva de grupo, puede utilizar la opción Reservas de Grupo.

el cual muestra 6 secciones:

– Barra de opciones superior:

1) Búsqueda de Reservas: La función de búsqueda  de registros ha sido mejorada en el modulo de reservas para ayudarle en la búsqueda de reservas. Para abrir el formulario de búsqueda, haga clic sobre el botónBuscar para visualizar un formulario como el que se muestra a continuación

Buscar Reserva

Su uso es muy simple, basta con rellenar uno o varios campos de búsqueda. Una vez rellenados, pulse sobre “Aceptar”, este formulario se cerrará y el mantenimiento de reservas mostrará solo aquellas reservas que cumplan los criterios de búsqueda. Si hay más de una reserva, puede utilizar los botones de navegación (Primero, Último, Siguiente y Anterior) para moverse por los resultados.

2) Tarifa Pactada: Esta opción Tarifa Pactada permite personalizar el precio a aplicar a la reserva, permitiendo definirlo de forma manual.

3) Ofertas: Haga clic sobre este botón Ofertas, para visualizar un listado con las ofertas compatibles  y aplicar una de ellas a la reserva actual. Para ello es necesario definir las ofertas previamente a través del mantenimiento de ofertas.

Recuerde que las 2 opciones de tarificación no puede utilizarse a la vez, es decir, o utiliza tarifa pactada u oferta.

– Datos Reserva: esta sección esta ubicada en la solapa “Reserva” y contiene los siguientes campos:

  • Localizador: rellene este campo con un identificador que le ayude a identificar la reserva.

Puede rellenar esta campo manualmente o activar el parámetro “Generar localizador” para que este campo se rellene automáticamente.

La longitud máxima para esta referencia es de 50 caracteres alfanuméricos.

  • Estado: indica el estado de la reserva, se puede elegir entre “Sin Confirmar”,”Confirmada” y “Anulada”. Los 2 primeros estados se usan para indicar el estado de una reserva activa y pendiente de recepcionar. El estado “Anulada” se utiliza para anular la reserva y reutilizar la habitación para otros clientes.

Le recomendamos que cuando un cliente le cancele una reserva, la marque como anulada en lugar de borrarla.

  • Número Reserva: este código se calcula automáticamente e indica el código interno de la reserva.
  • Pasajero: esta sección consta de una serie de campos que identifican al cliente sin necesidad de darlo de alta. Estos son el nombre, nif, sexo, teléfono y datos de la tarjeta de crédito.

Para agilizar el trabajo y evitar tener que rellenar una ficha de cliente con estos datos, puede activar el parámetro “Crear cliente automáticamente”. Si esta activo y ha rellenado los datos del pasajero, AmHotel mostrará un mensaje de confirmación para crear un cliente automáticamente.

  • Periodo de la reserva: contiene la fecha de entrada y salida prevista para la reserva. Cada vez que se añade una reserva, la fecha de entrada se rellena automáticamente con la fecha actual y como fecha de salida prevista depende del número de días predeterminado en los parámetros.
  • Hora Entrada: rellene esta campo con la hora de entrada prevista del cliente.

Por defecto, la hora de entrada se rellena en función de la configuración de los parámetros.

  • No presentado: esta casilla indica que el cliente no se ha presentado, puede rellenarla manualmente o si ha configurado el parámetro de número de días para no presentado, este campo se rellena automáticamente.
  • Pax: Esta sección permite desglosar el pax de la reserva entre adultos, niños y bebes. Para el caso de los niños, puede utilizar el botón Selector de Edades para detallar

Detalle edades

la edad de los niños alojados.

Las edades registradas son utilizadas en el informe de resumen de restaurante.

Tiene que tener en cuenta que el pax registrado como niño o bebe estará sujetos al descuento configurado para niños.

  • Cliente: si el cliente de la reserva ya existe en la base de datos, puede utilizar el botón “…” para buscarlo en la lista de clientes.

Este campo no es necesario rellenarlo, en su lugar puede utilizar el localizador y/o el pasajero.

  • Empresa, Agencia y Tour Operador: estos campos no son necesarios pero puede rellenarlos para indicar la procedencia de la reserva. Recuerde que estos campos no representan al cliente a facturar.

Rellenar estos campos permite utilizar los filtros de empresa, agencia y touroperador del informe de facturas.

  • Cliente Facturar: este campo consta de un selector para el grupo del cliente (Cliente,Empresa,Agencia…) y de un selector de clientes donde debe establecer el cliente a facturar.

Si el cliente a facturar esta incluido en un cupo activo se activará el botón  y AmHotel, intentara aplicar los precios del cupo (siempre que sea posible y que se cumple el orden de preferencia en tarifas). Para decidir manualmente, si aplicar el cupo o no, haga clic sobre el botón anterior y se mostrará el formulario de detalle de cupo

Este no tiene porque coincidir con el cliente alojado.

Si el cliente a facturar es diferente del cliente alojado, se activará la opción Conceptos Contratados mediante la cual podrá decidir que conceptos pagará el cliente a facturar (conceptos contratados). Esto indica que el resto de conceptos son considerados extras, es decir, los debe pagar el cliente alojados.

La consideración de “Concepto Contratado” o “Extra” se puede predeterminar en el mantenimiento de conceptos.

  • Tipo Tarifa: Esta campo especifica la tarifa a utilizar. Dispone de 2 opciones para seleccionar la tarifa:

a) Completo: el primer botón muestra un listado con todas las tarifas.

b) Tarifas compatibles: haga clic sobre  para acceder al listado con las tarifas compatibles.

  • Tipo Habitación: indica el tipo de habitación en la cual se alojará el cliente. El valor lo puede establecer manualmente o utilizando el selector de tipos.
  • Habitación: indique el código de la habitación.

Este puede escribirlo manualmente o utilizar alguno de los 2 botones de selección. El primero mostrará todas las habitaciones existentes (esten ocupadas o no), mientras que el segundo muestra solo las habitaciones libres. Con el fin de seleccionar la habitación más óptima sin ver el planning de ocupación, el listado muestra los siguientes campos:

  • Código: muestra el código de la habitación
  • Observaciones: muestra las observaciones de cada habitación
  • Libres Entrada: este es uno de los valores que permite optimizar el uso de las habitaciones pues indica el número de noches libres que hay desde la última noche ocupada hasta la entrada de esta recepción.
  • Libres Salida: este es el segundo de los valores que permite optimizar el uso de las habitaciones e indica el número de noches libres que hay desde la última noche de la estancia actual hasta la primera noche de una reserva posterior.

Si el valor Libres de entrada es igual a 0 indica que la estancia coincide con una salida de otra estancia.

Si el valor Libres de salida es igual a 0 indica que la salida de la estancia actual coincide con una entrada de una reserva posterior.

AmHotel permite crear reservas sin habitación, para ello basta con dejar la habitación vacía, y especificar solo el tipo de habitación.

Recuerde que las reservas si habitación se muestra al final del planning de reservas, utilizando el símbolo “?” y el número de reserva.

Reservas Sin Habitación

  • Régimen: Indique el régimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo Alojamiento (A), Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensión (MP) o Pensión Completa (PC)

Si escoge la opción MP o PC, puede elegir la comida de entrada. Este dato es importante para una correcta impresión del informe de restaurante.

Comida de Entrada: Este campo solo esta disponible si el régimen es MP o PC, y permite registrar la comida escogida por el cliente el día de entrada.

Por ejemplo, si escoge PC con cena, el último día tendrá desayuno y almuerzo. Por el contrario si escoge almuerzo, el último día solo dispondrá de Desayuno.

Observaciones: este es un campo de uso libre para almacenar cualquier dato adicional de la reserva no incluido en los campos anteriores.

– Suplementos Diarios:

Esta sección permite incluir hasta 6 suplementos diarios a la reserva.

Suplementos Diarios

Por defecto, estas 6 casillas están desactivadas. Si desea activarlas debe seguir los siguientes pasos:

1) Dar de alta los suplementos desde el mantenimiento de servicios

2) Configurar en los parámetros para establecer que servicios son considerados como suplementos diarios.

Si desea que los descuentos por tipo de cliente se apliquen a los suplementos diarios modifique el tipo de cliente, marque la opción Aplicar el descuento a los suplementos diarios asociados a estancia y por último recuerde que el descuento solo se aplicará a aquellos suplementos que esten asociados al concepto de estancia.

Estos suplementos cargan 1 unidad para cada uno de los días, si necesita modificar el número de unidades o aplicarlo solo para ciertos días, utilice la solapa “Gestión avanzada de suplementos”

– Tarificación por Tramos: Si las condiciones de tarifa no son las mismas para todo el perido de la reserva, puede hacer clic sobre la solapa Tarificación por Tramos.

– Gestión avanzada de suplementos: Si el suplemento a cargar en la reserva no es diario o necesita modificar el número de unidades, haga clic sobre la solapa “Gestión avanzada de suplementos” y cargue en la rejilla los suplementos necesarios.

– Opciones de reserva:

1)Anticipos: AmHotel permite registrar anticipos en la reserva, para gestionarlos haga clic sobre el botón anticipos y se mostrará un formulario con todos los anticipos asociados a la reserva actual. Observe que el botón de anticipos se incluye un número que representa el número de anticipos creados en la reserva actual.

2)Movimientos Estancia: Al crearse una reserva, se generan unos movimientos de estancia que posteriormente (al realizar el check-in) se traspasarán a líneas de factura. Para gestionar estos movimientos haga clic sobre el botón “Movimientos Estancia”.

Recuerde que en esta sección solo se registran los movimientos asociados a la estancia y los suplementos.

3)Proforma: utilice esta botón para emitir una factura proforma con el precio de la reserva actual. Esta botón tiene un doble uso, es decir, la primera vez da acceso al formulario de creación de proforma, pero una vez creada, se mostrará el formulario de gestión facturas proforma.

Si la reserva ya tiene una factura proforma asociada y necesita volver a crear una nueva, debe anular previamente la proforma anterior.

4)Enviar: utilice esta opción para enviar un mail/fax de confirmación, anulación o modificación de la reserva actual. Esta opción puede utilizarla tantas veces como sea necesario.

5)Otros Alojados: esta opción se utiliza cuando se necesita diferenciar a los alojados con objeto de:

  • Hacer cargos de forma independiente para los distintos alojados y por tanto emitir una factura diferente para cada alojado. Este tipo de alojados suele ser común en hotel que alojan clientes del colectivo IMSERSO. Aunque también existe la posibilidad de emitir una sola factura.
  • Registrar a cada alojado en un regimen o tarifa diferente al principal.

Esta botón solo esta disponible cuando en el pax de la reserva es >1. Por ejemplo, su el número de adultos es 4, solo se permite 3 alojados adicionales.

6)Conceptos Contratados: Esta opción solo es visible cuando el cliente es diferente al cliente a facturar y permite establecer que conceptos se cargarán al cliente a facturar (conceptos contratados) y cuales al cliente alojado (Extras). Para más detalles sobre su funcionamiento haga clic aquí.

– Información adicional: este panel muestra un resumen sobre el tipo de tarificación aplicado a la reserva

Informacion adicional

Recuerde que este panel solo es visible cuando en la reserva se utiliza un precio basado en descuento por tipo de cliente, tarifas por tramos, tarifa pactada, oferta o tarifa por tipo de habitación.

Si necesita crear una nueva ficha, utilice el botón Agregar Ficha, mientras que para mostrarla haga clic sobre Mostrar Ficha

Si la reserva ya ha sido recepcionada, en la barra de titulo de la reserva se mostrará el número de recepción, tal como se muestra en la siguiente imagen

Reservas recepción asociada

podemos ver como la reserva esta asociada a la recepción num. 66.

AmHotel incluye la posibilidad de solicitar el motivo del cambio de la reserva, en la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario.

Contro de cCambios

basta con escribir el motivo o utilizar el botón selector de textos fijos para cargar el texto del mantenimiento de textos predefinidos.

Recuerde que los motivos son almacenados como incidencias.